企業を経営する際の重要な取り組みに勤怠管理が挙げられます。現在は労働基準法が改正され、管理職を含めて勤怠管理しなければなりません。そのため、適切なツールを導入したり、ルールを設けたりして、従業員に徹底させることが重要です。勤怠管理の方法はいくつもありますが、近年はシステムを導入して、作業を効率化する傾向にあります。今回は、勤怠管理の基本知識から、作業の効率化に向けたシステムの導入、システムを利用する際のメリットや選び方の注意点などについても解説します。

目次

• 勤怠管理とは
• 勤怠管理が必要とされる理由
  • 法定労働時間の適正な運用
  • 税金や社会保険料の算出
• Excelを利用した勤怠管理の限界とシステム化
  • Excelを運用する限界
  • 改正労働基準法への対応
• 勤怠管理システムを導入するメリットや注意点
  • 労働状況の適切な把握
  • 賃金の適切な支払い
  • 管理フォーマットの統一
  • パッケージではなくスクラッチ
• まとめ

勤怠管理とは

勤怠管理は労働基準法で定められた企業の義務であり、以下のような項目を管理しなければなりません。
・出勤時刻・退勤時刻
・勤務時間・労働時間
・出勤日数
・休憩時間
・時間外労働時間
・深夜労働時間
・休日労働時間

厳密にはこれら以外の情報も管理する必要はありますが、これらに代表される情報を管理する作業であると考えましょう。

なお、単純に法律で定められているから管理するだけではなく、賃金の支払いに影響する情報であるから管理しています。例えば、残業時間や休日出勤の状況に応じて割増賃金を支払う必要があり、これを算出するための元データとしての役割を持つのです。企業は義務を果たし、正確な情報を管理して、従業員に適切な賃金を支払わなければなりません。これを確実に遂行するためには、勤怠管理が必須の作業といえます。

※参考：労働時間の適正な把握のために

勤怠管理が必要とされる理由

続いては、勤怠管理が企業の義務とされている理由について解説します。

法定労働時間の適正な運用

多くの企業では、所定労働時間が8時間や7時間45分に定められています。この時間が設定されている背景には、法定労働時間が「1日8時間、週40時間まで」と決められていることがあるのです。企業側は、これを守っているかどうかを常に確認する必要があり、評価するための方法として勤怠管理が利用されます。休憩時間と勤務時間を全て把握して、法定労働時間を超えている従業員がいないかどうかを確認しているのです。

また、法定労働時間を超えてしまう場合は、三六協定を結び、その範囲内で労働してもらうようにしなければなりません。協定を超えていないかや、契約通り割増賃金が支払われているかどうかも、管理できるようにするのです。法律や契約に違反することがないように、勤怠管理は企業の必須事項となっています。

税金や社会保険料の算出

勤怠管理が必要とされる背景には、税金や社会保険料を適切に納めるということもあります。勤怠管理が適切ではなく、従業員に支払う賃金の計算を誤ると、それに連動して算出される税金や社会保険料の額も誤ってしまうのです。このような状況に陥ると、企業としての事務作業が増えるだけではなく、従業員に迷惑をかけることになりかねません。信頼関係が崩れてしまうことにもなりかねないため、これを防ぐために、勤怠管理が必要です。

なお、税金や社会保険料の算出が誤っていると、企業として処分されてしまう可能性があります。従業員との関係を確立するだけではなく、法律に準ずるという観点でも勤怠管理は必須です。

Excelを利用した勤怠管理の限界とシステム化

勤怠管理にはExcelが利用されていましたが、現在はこれが少なくなりシステム化が進んでいます。

Excelを運用する限界

一昔前の勤怠管理は、Excelファイルで作成されたフォーマットを利用して実施するケースが多くありました。例えば、個人がExcelで勤怠管理表を保有し、出社と退社の時刻を記録したのです。また、休憩時間や残業時間などもExcelに記録して、上長や総務部門の担当者がこれらを集約することが多くありました。上長は定期的に、Excelの内容を確認して、労働時間に問題がないかや架空の申告になっていないかを把握・評価していたのです。

しかし、このようなExcelでの運用はタイムリーに情報をキャッチできないなどの問題があります。例えば、従業員が更新したExcelファイルを所定のフォルダーに格納しなければ、上長は最新の情報を得られません。もし、残業時間が長くなり三六協定を超えそうだとしても、それを素早く検知することができないのです。上長が知らないうちに三六協定に違反していたならば、企業として処分を受けることになりかねません。

これは一例ですが、いくつもの問題を抱えることから、Excelでの勤怠管理は限界だと表現されることが増えてきました。法律を守るという観点でも限界を迎え、またExcelの内容を読み取って賃金を支払うという事務作業でも負担が大きくなったのです。そのため、現在ではExcelを利用した勤怠管理は少なくなり、必要な機能を盛り込んだ「勤怠管理システム」を構築しての対応が圧倒的に多くなってきました。

改正労働基準法への対応

労働基準法の改正により、勤務時間は客観的に評価できる方法が求められるようになりました。Excelで、個人が入力する方法も悪くはありませんが、これでは客観的に勤務時間を証明することが難しくなってしまったのです。証明できないとは言い切れませんが、上長が毎日承認するなどの手間が生じるようになってしまいました。これも勤怠管理にExcelが利用されなくなった理由だと考えてよいでしょう。

労働基準法に対応した環境を整えるならば、社内で勤怠管理に最適な専用のシステムを導入すべきです。勤怠管理に特化したシステムを導入して、社内に展開できれば、上記で解説したような問題から解放されるでしょう。また、システムを利用すれば、客観的に労働時間を証明しやすくなるため、労働基準監督署から何かしら指摘があった場合にも、勤怠管理について情報を提示しやすくなります。

Excelを利用した勤怠管理の限界とシステム化

続いては勤怠管理をシステム化した場合、どのようなメリットや注意点があるかについて解説します。

労働状況の適切な把握

勤怠管理システムの導入によって、従業員の勤務状況を客観的かつ正確に管理できるようになります。例えばパソコンの起動時刻や終了時刻と、勤怠管理システムを連携することで、客観的な証拠から労働時間の管理が可能です。自己申告だけでは客観性にかけるために、パソコンの時刻などと連携します。

また、客観的な把握ができるだけではなく、改ざんが難しいという点も重要です。Excelなど個人で情報を管理していると「残業が増えてしまったため過小申告しよう」と考える人がいるかもしれません。このような事態は労働基準法を踏まえるとあってはならないのです。しかし、物理的に許容されていると不正をはたらく人が出かねないため、システムで改ざんを難しくしてしまいます。

賃金の適切な支払い

勤怠管理で従業員の労働状況を適切に把握できれば、賃金を適切に支払うことができるようになります。基本給の支払いはもちろん、欠勤による賃金の割引や、残業や休日出勤による賃金の割増などの計算が可能です。経営者はこれらの状況を正しく把握して、賃金に反映させる義務を負います。勤怠管理システムを利用することで、ミスなく義務を果たせるのです。

また、Excelではなくシステム化しておくことで、自動的に必要な計算を実施して必要な値を算出できることは魅力でしょう。Excelなどのファイル形式では、勤務実態は把握できても、自動的に賃金を算出することはできません。しかし、システム化すれば、管理から算出まで一気に自動化できるのです。

管理フォーマットの統一

システムを利用してもらうことによって、同じフォーマットを全ての従業員に展開できます。例えば、Excelで展開すると、古いファイルを利用する人が出てくるかもしれません。しかし、システム化するとそのような状況に陥らないのです。法改正によって管理項目が変化した場合に、古いフォーマットを利用して、管理が漏れるような状況を防げます。

何かしら管理漏れが発生した場合、従業員ではなく管理する経営者側に問題があると判断されてしまいます。リスクを可能な限り減らすためにも、システム化して全従業員に同じフォーマット展開すべきなのです。近年は労働基準法の改正などが続いているため、システムで細かな部分を展開したり制御したりすることが理想だと考えられます。

パッケージではなくスクラッチ

勤怠管理システムは、すでに開発された「パッケージ」がいくつも発売されています。ただ、これらを活用するのではなく、自社に合わせてスクラッチする（開発する）ことが重要です。パッケージシステムは、すでに勤怠管理の内容が完成しているため、導入してもスムーズに使いこなせない可能性があります。

なお、弊社カオピーズはオフショア開発を中心とした企業ですが、皆さんの業務状況をヒアリングしてから勤怠管理システムのスクラッチ開発が可能です。日本語が堪能なスタッフが状況を正確に把握し、システムに必要な要件を洗い出します。ヒアリングは日本、開発はベトナムと役割分担することで、低コストながら高品質なシステム開発が可能です。

これにより、パッケージの制約を受けることなく、必要な機能を必要なだけ盛り込んだシステムが手に入ります。経験豊富な担当者へぜひご相談ください。

まとめ

勤怠管理の基本と勤怠管理にはシステムが必要であることを解説しました。客観的に正確な情報であることを証明するためには、Excelなどのファイルで管理するのではなく、勤怠管理システムを導入して、デジタルに管理することが重要です。現在、専用のシステムを導入していないのであれば、労働基準法を守るためにも導入を検討してみましょう。

勤怠管理システムを導入する方法はいくつもありますが、カオピーズに相談いただければ、オフショア開発を駆使して低コストで高品質なシステムを独自に開発が可能です。ベトナムで長年にわたってオフショア開発を展開している弊社ならば、高い技術力とノウハウで皆さんをサポートできます。

管理業務の基本的な部分はどこの企業でも概ね同じですが、詳細な業務や管理事項は、企業や業務内容によって変化するでしょう。そのような部分もカオピーズならば柔軟に汲み取って開発できます。パッケージを利用するのではなく、自社に最適なものをぜひご依頼ください。