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出退勤管理 | システムを導入すべき！ポイントやメリット・デメリットを解説

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2024.05.06

#システム導入 #出退勤管理 #出退勤管理システム

企業は従業員の勤務状況を把握する必要があります。そのためには、従業員の出退勤を管理して、労働状況を知ることが重要です。
出退勤管理にはシステムを利用するケースが多いため、今回は出退勤管理のシステムについて解説します。

出退勤管理システムとは

出退勤管理システムは、従業員の出勤および退勤の時間を記録し、管理するためのシステムです。企業にとって重要なツールであり、労働時間の正確な把握によって人事管理や給与計算の効率を向上させる役割を果たします。システムによって機能は異なりますが、例えば以下を有するものです。
・タイムレコーディング
・労働時間計算
・給与計算
・各種レポートの作成

出退勤管理をシステム化する際のポイント

これから、出退勤管理をシステム化したいならば、以下のポイントを考慮しましょう。

導入コスト

どのような仕組みを導入する場合でも、一定のコストが発生します。そのため、事前に予算の計画を立て、それに沿って考えていくことがポイントです。システムへの要望を増やしすぎると莫大なコストが必要となるため、アンバランスを考えなければならないません。またシステムを導入すると定期的な運用コストが発生します。導入コストだけに注目しているケースが多いため、このようなコストが生じることも頭に入れるようにしましょう。

カスタマイズ性

管理すべき項目や従業員の種類など詳細は企業によって異なります。これらに柔軟な対応ができるカスタマイズ性があるかどうかもポイントです。クラウドサービスやパッケージの場合、思うようにカスタマイズできないかもしれません。
もし複雑なアプリケーションを必要とするならば、最初からシステム開発する選択肢があります。既存の仕組みを修正するよりも、要件を分析して、新しくシステムを開発した方がスムーズなのです。

システム間連携

データの連携が必要ならば、その点も考慮することが大切です。例えば、出退勤のデータを人事システムに連携して、36協定に違反していないかどうかチェックすることが考えられます。これは一例ですが、データのシステム間連携が必要となるケースは多くあるでしょう。このような要望に対応できるかどうかは非常に重要です。
また、場合によっては、データ連携の仕組みを追加で開発しなければなりません。特にクラウドサービスを利用する場合は、データ連携が限られていて、追加での対応を依頼しなければならないのです。もし複数のシステムに連携するなど要望があるならば、最初にに確認することが求められます。

出退勤の記録方法

どのような仕組みで出退勤を記録するかは重要視した方が良いでしょう。例えば、パソコンと連携して電源のオン・オフで記録するものもあれば、オフィスへの入室や退室の記録と連携して記録するものもあります。他にも、スマートフォンで特定のアプリを起動して記録するものもあり、その方法は千差万別です。どれが良いとは一概に言えないため、自社の業務に沿ったものを選ぶと良いでしょう。就業員の利便性を考えて、最適な方法を導入できるかどうかがポイントです。

出退勤管理システムを導入するメリット

続いてシステムを導入するメリットについても解説します。

出退勤の時刻を正確に把握できる

システムを活用することによって、出店金の記録を正確に把握できます。特にパソコンの電源や入室・退室などの記録と連携するようにすれば、改ざんされることなくデータを収集できるのです。
今までのようにファイル形式や紙媒体では、情報の正確性に欠けてしまうことがありました。特にデータを不正に修正できてしまう点が問題だったのです。しかし、システムにすればこのような問題は一気に解決されます。

業務が効率化される

出退勤管理システムを導入することによって、関連する業務を効率化できるメリットがあります。例えば、出勤時刻や退勤時刻がシステムに記録されているため、簡単に状況を把握したり問題がないか確認したりできます。システムではなく紙媒体で管理していると、情報を収集したり管理したりする作業は一大事でしょう。
このような問題をシステムにより素早く解決できます。情報がデジタル化されることによって、関連する業務を含めて幅広く効率化できると理解しましょう。

コンプライアンスを遵守しやすい

システム化して素早く状況を把握できるようにしておけば、コンプライアンスを遵守しやすくなります。近年は労働条件に関するコンプライアンス違反が問題視されるケースが多いため、トラブルを事前に防げることは大きなメリットです。
例えば、管理者が気づかないうちに残業時間が増えてしまうと、36協定に違反するかもしれません。このような状況に陥ると、所轄の労働基準監督署から指導を受けるなど、コンプライアンス違反になってしまうのです。場合によっては、社会的な信用を下げることになりかねません。
しかし、システムを導入すれば、従業員の残業時間などを簡単に可視化できます。また、事前に設定しておくことで、アラートを出すことも可能でしょう。コンプライアンスを守るためにシステム化は必須ともいえる時代です。

出退勤管理システムを導入するデメリット

出退勤管理のシステム化にはメリットがありますが、同時にデメリットにも注目しておくべきです。

一定のコストが生じる

業務をシステム化するとある程度のコストが生じてしまいます。場合によっては負担になりかねないため、この点は考慮しましょう。どのようなシステムを開発しても、導入費用や運用費用を避けることはできません。コストは必ず発生するものであるため、システム化にあたっては費用対効果を考えることが重要です。
例えば、従業員が少ないならば、低価格で利用できるシステムを導入した方が良いでしょう。逆に多くの従業員を管理する必要があるならば、コストがかかっても使い勝手の良いものを導入すべきです。デメリットを最小限に抑えるために、どのようなシステムで管理するのが良いのかよく検討しましょう。

システム障害が発生する可能性がある

システムを導入するとシステム障害の影響を受けてしまう可能性があることはデメリットです。出退勤のように、利用する機会の多いシステムが停止すると、従業員に大きな影響を与えてしまいます。可能な限り障害が発生しないような仕組みを導入すべきですが、それでも完全に防ぐことはできないでしょう。
ただ、システム障害をデメリットと認識していては、いつまで経ってもシステムの導入はできません。そのため、万が一に備えた対策をしておくことが重要です。例えば、トラブルでシステムが停止した際は、紙で一時的に記録するなどのルールを定めておきます。対策さえ準備していれば、システムが停止しても素早く対応できるはずです。

出退勤管理システムを導入するデメリット

出退勤管理を導入する方法はクラウドサービスが増えていますが、自社に適したものを利用したいならば、システム開発すると良いでしょう。スマートフォンで利用するようなアプリを含めて、独自に開発することで、高い利便性を実現できます。

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