「オーダーは増えているけれど、受注管理が追いつかない」
「人手ではどうにもならない、増員しても問題が解決しない」

売上の増加に伴い、業務の過負荷が進むと、労働環境が悪化し、受注ミスが発生しやすくなります。この記事では、受注業務における受注管理システム導入の重要性とそのメリットに加え、導入時の注意点やシステム選定のポイントを深掘りします。

目次

• 受注管理システムとは？
• 受注管理システム導入メリット
• 【発注側の機能】
• 【受注側の機能】
• 　利用事例
• 受注管理システム導入メリット
• 受注トラブルの軽減
• 長期的なコスト削減と業務効率化
• 情報の一元管理ができる
• コア業務への集中
• 受注管理システム導入メリット
• 開発・導入・保守コストの明確化
• セキュリティ管理とトラブル対応
• 使いやすさと他システムとの連携
• 自動化の範囲の明確化
• 受注管理システムの選び方ガイド
• 業界の特性に応じたシステム選定の重要性
• 独自開発の検討も視野に
• まとめ

受注管理システムとは？

受発注システムは、精肉や青果、飲料など、さまざまな商品の受注と発注を一元的に管理するシステムです。従来の手法に比べて、ヒューマンエラーを削減し、業務の効率化が期待できるだけでなく、情報を一元的に管理できるため、ペーパーレス化にも貢献します。

このシステムを活用することで、次のような業務を自動化できます：

・オーダー管理業務の自動化

・顧客情報のデータベース一元管理

・請求書の自動作成と経理管理

・受注管理システム導入のメリット

販売業務における第一歩として、受注プロセスのデジタル化が大変重要であり、受注管理システムはその核心を担います。データ化された受注情報を他のシステムと連携させ、受注処理だけでなく、在庫管理や請求管理といった複数の部署にまたがる業務をスムーズに進めることができ、人的ミスを大幅に削減できます。

受注管理システムの機能

受注管理システムには、発注側と受注側の双方が活用できる多彩な機能が備わっています。以下に、その主な機能をご紹介します。

【発注側の機能】

・商品検索: 必要な商品の迅速な検索が可能です。

・発注: 商品の数量や納期を指定して簡単に発注が行えます。

・納期指定: 納品希望日を明確に設定できます。

・発注履歴: 過去の発注内容を確認し、リピート発注にも対応します。

【受注側の機能】

・発注照会: 受け取った発注内容をリアルタイムで確認可能です。

・受注通知: 新しい受注があった際にアラートやメールで通知します。

・得意先登録: 新規の取引先を簡単に登録・管理できます。

・商品登録: 新商品を登録し、即座に発注システムに反映させることができます。

・基幹システム連携: 発注データをそのまま基幹システムに連携し、入力ミスや作業負荷を軽減します。

※関連記事：販売管理システムとは？メリットや成功事例、システム導入時の注意点について解説

利用事例

発注側は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスから専用のページにアクセスし、商品を検索・選択後、数量や納期を指定して簡単に発注を行えます。また、過去の発注履歴を参照し、効率的にリピート発注が可能です。

一方、受注側では、受注情報が届いた際にアラートやメールで即時通知されます。専用画面上で内容を確認し、必要に応じて基幹システムと連携して処理を進めることが可能です。また、新たな得意先や商品の登録は管理画面から行え、リアルタイムでシステム全体に反映されます。

これらの機能により、業務の効率化と人的ミスの削減が図れると同時に、取引先とのスムーズなやり取りを実現します。

受注管理システム導入メリット

受注トラブルの軽減

手作業による受発注業務では、商品の誤発送や数量ミス、納期遅延などが発生しやすくなります。これらのミスは、特に発生頻度が増加し、誤差の程度が大きくなると、企業に大きな損害をもたらす可能性があります。受注管理システムを導入することで、情報の整合性が向上し、業務全体の効率と正確性が飛躍的に改善されます。

また、急増する問い合わせにもシステムが迅速に対応でき、業務の負担増加を防ぎます。

長期的なコスト削減と業務効率化

長期的に受注管理システムを導入することで、自動化によって大幅に作業工数や時間、人事コストと管理コストを削減できます。

情報の一元管理ができる

受発注システムを導入すると、受発注に関する情報が一元的に管理され、電話、FAX、メールなどでの分散した受注と異なり、受注があった段階ですでにデータ化されているため、複数の社員が同時に内容を確認することが可能です。

また、発注履歴は発注者と受注者の双方が確認できるようになり、得意先からの「先日の良かった商品名を教えて欲しい」といった問い合わせが減り、取引履歴もマーケティング施策への活用が期待できます。これにより、仕入の効率化や売上向上にも貢献できるでしょう。

※関連記事：カスタマーエクスペリエンス（CX）とは？成功事例やAIを活用した戦略について解説

コア業務への集中

受注管理業務の負担が軽減されることで、従業員は本来のコア業務に集中できるようになります。また、デジタルアーカイブにより、書類の紛失リスクも軽減され、業務がスムーズに進行します。

受注管理システム導入時の注意点

受注管理システムの導入には数々のメリットがありますが、導入時に見逃しがちなポイントも存在します。以下の注意点を事前に確認することが重要です。

開発・導入・保守コストの明確化

システムの導入を検討する際には、導入後の運用コストやメンテナンス費用も含めた総合的なコストを検討することが求められます。

システム導入には予算を確保することが不可欠ですが、安価なシステムを選ぶことが必ずしも最良とは限りません。また、システムの機能が業務に適していなければ、効率化が期待できません。ROI（投資利益率）を算出し、費用対効果を見極めて選定を行いましょう。

セキュリティ管理とトラブル対応

受注管理システムは顧客情報を扱うため、セキュリティ面での対策が必須です。ハッキングなどによる情報漏洩が発生すれば、企業の信用が損なわれる可能性があります。

そのため、セキュリティ対策がしっかりと施されているシステムを選ぶことが重要です。加えて、トラブル発生時の対応体制やサポートサービスの充実も確認しておく必要があります。

使いやすさと他システムとの連携

システムがいくら優れた機能を持っていても、操作が難しければ業務効率が低下する可能性があります。実際にシステムを操作し、使いやすさを確認することが重要です。

また、将来的に他のシステムと連携することを考慮し、拡張性や互換性のあるシステムを選ぶことをお勧めします。

自動化の範囲の明確化

予算や業務の規模に応じて、自動化する範囲を慎重に選定する必要があります。業務フローを分析し、どの部分を自動化すべきかを検討することで、無駄なコストを削減し、最適なシステム導入が可能となります。

受注管理システムの選び方

本セクションでは、企業にとって最適な受注管理システムを選ぶ際に考慮すべきポイントについて詳述します。市場には多くの選択肢がある中、自社の業務に最も合ったシステムを導入するための判断基準や、独自システムの開発についてもご案内いたします。

業界の特性に応じたシステム選定の重要性

受注管理システムの選定基準は、業界特性や業務要件に大きく依存します。例えば、BtoB向けの受注管理システムでは、企業間の発注から請求までの業務を円滑に管理できるシステムが求められます。具体的には、販売管理、クライアント情報管理、在庫管理、請求・領収処理などの業務を一元管理することで、業務効率の向上とコスト削減が図れます。

一方、BtoC向けシステムでは、複数のECプラットフォームの受注を一括管理できるシステムが望ましいです。多店舗展開の場合、在庫管理の煩雑さや人的ミスのリスクが高くなりがちですが、一元化されたシステムの導入により、受注から出荷までの流れを一貫して管理できるため、運営の安定と顧客満足度向上が期待できます。

独自開発の検討も視野に

一般的なパッケージソリューションだけでなく、企業固有の要件に合わせたシステムを構築することも一つの手です。標準的な受注管理システムでは対応しきれない特殊な要件がある場合、信頼できるシステム開発会社に外注し、オーダーメイドのシステムを構築することで、独自性と競争力を強化できます。

まとめ

受注管理システムの導入は、単なるデジタルトランスフォーメーションの一環にとどまらず、ビジネス環境の急速な変化の中で企業の競争力の向上と持続可能な成長を実現する鍵となります。

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