「オーダーが増えたはいいが、受注管理が追いつかない」
「猫の手も借りたいが、増員では歯がたたない」

売上が伸びて繁盛するのは良いけれども、業務過多で職場の労働環境が悪化し、受注ミスが起こりやすいと、より大きな損害を被ることになりますので、なるべく避けたいところです。

ビジネス競争が激化し、業務効率化が重要課題となっています。その変化に対応するべく、デジタルトランスフォーメーション（DX）が推進されています。そんな DXへの取り組みの一環で、この記事では受注業務に受注管理システムを導入するメリットを踏まえて、導入の注意点やシステムの選び方を紹介します。

目次

• 受注管理システムとは？
• 受注管理システム導入メリット
• 長期的なコスト削減と業務効率化
• 受注トラブルが軽減される
• 顧客満足度の向上
• コア業務へのコミットが容易になる
• 受注管理システム導入の注意点
• 開発・導入・保全コストの明確な検討
• セキュリティ管理とトラブル対応
• 使いやすさと他システムとの連携
• 自動化する範囲を考慮する
• 受注管理システムの選び方
• 業界の特性や要件定義で変わる選定基準
• 時にはオーダーメイドも検討の価値あり
• まとめ

受注管理システムとは？

受注管理システムとは、受注業務を自動管理するためのシステムです。
すなわち、次のような業務を自動化できます：

• オーダー管理業務自動化
• お客様情報のデータベース一元管理
• 請求書の作成と経理管理

受注管理システム導入メリット

DXには各業務下のタスクをデジタイゼーションすることが重要です。それは上位である販売管理の業務を全てデジタラーぜションさせる第一歩となり、果てはDXにつながります。受注管理システム導入で、以下の4点のようなメリットがあると言えます。

※関連記事：販売管理システムとは？メリットや成功事例、システム導入時の注意点について解説

長期的なコスト削減と業務効率化

受注管理システムを導入することでまず、業務の効率化と精度の向上の成果を得られます。これまでの手作業に由来するヒューマンエラーが減れば、まず作業者の工数、時間やコストを節約できます。データを一元管理する仕組みとともに、情報の整合性、確実性が飛躍的に高まります。

例えば、アナログでは人的ミスがどうしても発生しやすくなりますが、自動化ならヒューマンエラーに由来するミスは大幅に軽減可能です。すなわち、業務プロセス全体の効率化と正確性が向上します。

受注トラブルが軽減される

人手による受発注業務の場合、商品の誤発送、数量ミス、誤着・遅延などが発生する確率が高くなります。ミスの原因は、「聞き間違い」「確認漏れ」「入力ミス」といったヒューマンエラーによるものが多いです。

受注管理システムで情報を自動管理すれば、デジタルデータで瞬時に正確な情報を共有でき、上記のようなトラブルが起きるリスクを減らすことができます。もし問い合わせが殺到して取扱量が増えた場合も受注管理システムなら負担が増加することはありません。

顧客満足度の向上

受注管理システムの導入は、単なる業務効率化だけではありません。顧客からオーダーを受けたら、迅速かつ正確・確実に対応する体制を強化できることで、取引先からの信頼が高まることが見込まれます。これは顧客満足度を向上させ、お得意様やリピーターを増やす取り組みにもつながります。

たとえば急ぎのオーダーで「当日中に納品してほしい」という場合、「色んな商品を少しずつオーダーしたい」という小口のオーダーなど、お客様から寄せられる多様なニーズに応えられるようになります。イレギュラーな発注にも柔軟に対応できれば、信頼関係の維持と向上や取引拡大にもつながります。システムの中には一週間分のオーダーをまとめて発注可能だったり、取引先ごとに掛け率・価格の設定ができたりと、あらゆるオーダー状況に対応している設定もあります。

コア業務へのコミットが容易になる

発注業務のタスク量が増えれば、従業員のコア業務へのコミットメントも強化されます。従来なら、月次決算時に大量の納品書や請求書を突き合わせ、合計額が正しいか、業務担当者がいちいち手作業で確認する必要がありました。

しかし、受注管理システムを導入すれば、データベースにクエリをかけて抽出できます。共有でかかった時間が減り、決算時の作業負担を軽減できます。また、忙しい現場だと、書類の所在が確認しにくいので、納品書の紛失リスクは課題ですが、デジタルアーカイブを可能にする受注管理システム導入なら、その心配もなくなります。

※関連記事：カスタマーエクスペリエンス（CX）とは？成功事例やAIを活用した戦略について解説

受注管理システム導入の注意点

導入メリットを見れば、企業が自社競争力と利益率を上昇させることは容易に理解できます。ところが、見落としがちなのが、システム導入によって生じる課題です。ここでは主だった課題について説明します。

開発・導入・保全コストの明確な検討

システム開発の議題を上げると「予算が合わない」といった意見がよく聞かれると推察できます。それだけ、システムには開発から導入後の保守整備まで連続して経費がかかるため、ためらう気持ちも理解できないわけではありません。

しかし、そのような漠然とした不安を理由にシステム導入を躊躇しているだけで起こるリスクやコストを考えなければいけません。

受注管理システムを導入する基準は、総費用よりもコストパフォーマンスが鍵となります。いくら費用が安いからと言って安直に選んでしまうと、自動化の範囲が狭すぎて業務における効率化の機能が発揮されない恐れがあります。

そのため後で述べる、求める最低限の機能の定義（要件定義）や運用やメンテナンスも含めたトータルの費用、システム導入で回収できる利益と損益分岐点は算出しておくべきです。その際、ROI（投資利益率）など数値指標や業務フローをもとにシステム選定をすると、無駄な機能を抑えてシステム選定しやすくなるはずです！

セキュリティ管理とトラブル対応

受注管理システムは商品の受注情報だけではなく、お客様の個人情報も取り扱います。セキュリティが万全でなければハッキングによる個人情報が漏洩する恐れがあり、発生すれば企業の信用問題を脅かすインシデントに発展しかねません。そのため、受注管理システムを選ぶ際に、セキュリティ体制についてしっかりと確認しておくことをおすすめします。

これはセキュリティソフトの導入や更新、セキュリティに関する国際基準を取得済みのものを選ぶことでカバーできる側面もありますが、一番気をつけるべきは、従業員のミスやリテラシーの低さです。このことに関する教育を徹底することも重要です。また、受注管理システムを導入する前に、提供元企業のサポート体制が十分か確認しましょう。設定変更が必要な場合に、すぐサポートしてもらえるか商談時に聞くと良いでしょう。

使いやすさと他システムとの連携

受注管理システムの選択基準に、操作性もあります。いくら機能が優れていても、操作方法が難しければ、慣れない操作に手間取り、業務が非効率的になる恐れもあります。したがって、求める機能があったとしても安易に契約するのではなく、まずは操作性を確認しましょう。そのためには操作性を確認するためには、実際に使用してみることが最も効果的です。

また、受注管理システムの導入時には、将来的に展開を考え連携機能が充実しているシステムを選ぶようにしましょう。 使用して「思っていたのと違う」となることは、いつでも、よくあることです。製品を選ぶ場合なら、まずは複数の製品にトライアルで触れてみることをおすすめします。

自動化する範囲を考慮する

予算や会社の状況に応じて、業務を自動化させる範囲を検討しましょう。その選択を検討する際、業務フローと照らし合わせて何が問題かを抽出し、その解決法を合理的に考えると近道でしょう。これはシステムをオーダーメイドする場合、要件定義の話し合いに大いに役立つことになります。

受注管理システムの選び方

この章では、そのような選定時の方針についてアドバイスします。もちろん製品を選ぶだけではなく、システム開発会社に独自システムを作ることも選択肢に含んで説明します。

業界の特性や要件定義で変わる選定基準

受注管理システム選びは業界の特性によって変わります。間違った業界特性のシステムを導入しても効果は期待できません。

例えば、BtoB向けの受注管理システムは、企業間での受発注業務を効率化させるためのシステムです。受注を管理するのはもちろん、販売管理、クライアント情報管理、在庫管理、請求・領収管理など、受発注に関する幅広い業務を管理できるシステムが望ましいです。

一方、BtoC向けの受注管理システムでは、複数のECモールやカートに出店している店舗が、各モール・カートの受注をシステム上で一元管理することが可能です。出店数が多い場合は、ヒューマンエラーや在庫の売り越し等が発生しトラブルが発生しがちですが、一元管理システムを利用することで受注、在庫、商品、出荷一連の業務をシステム上で管理し業務効率化できます。

時にはオーダーメイドも検討の価値あり

既製品の受注管理システムも充実して入るものの、業界や企業様独自の事情で合わないこともあるでしょう。その場合、システム開発会社に開発を外注することを検討すると良いでしょう。日本国内のシステム会社では「予算が合わない」または「技術的に見当たらない」場合は信頼のおける海外の開発会社にオフショア開発を委託すること有効です。

弊社カオピーズは、そのような日本の企業様に向けて独自のサービスを提供してまいりました。日本のお客様と対応しやすいよう、お客様目線のお見積りとブリッジSE配属による円滑な対応で、各クライアント様から高い評価もいただいております。是非とも、お問い合わせ頂けると幸いです。

まとめ

この記事では、受注管理システム導入がもたらすメリットや導入の課題を説明し、選び方についても簡単に触れました。繰り返しにはなりますが、ビジネス競争が激化する中でも「生き残る」企業はデジタルトランスフォーメーションに参加し、組織改革や働き方改革に取り組んでいます。しかし、その取り組みは容易なものではないはずです。

弊社カオピーズは、そのような取り組みに、お手伝いが出来るのではないかと考えております。

※関連記事：カオピーズの特徴

カオピーズは、Webアプリケーション開発のエキスパートとして、豊富な経験とベトナム屈指の高度な技術力を研鑽する弊社配属のエンジニアは、様々なフレームワークを用いて高品質なシステム開発を行い、お客様のニーズに応じカスタマイズされたソリューションを提供しています。

弊社のサービスには、次のような特徴があります：

• カスタマイズ性: クライアントの具体的なニーズに応じた柔軟な対応
• セキュリティ: 最新のセキュリティ対策を取り入れた安全なアプリケーションの提供
• パフォーマンス: 高速かつ効率的なアプリケーションの設計と実装
• サポート: 開発後のサポートやメンテナンスも充実

もし受注管理システム導入に関してお困りのことがあれば、ぜひカオピーズにご相談ください。専門的な知識と豊富な経験を活かして、貴社のプロジェクトを成功に導きます。