企業が従業員を雇用する際は、必ず労務管理をしなければなりません。労務管理は必須の事項であり、働きやすい環境を実現することが求められます。また、法律を遵守するという観点でも、労務管理は避けられません。
労務管理をスムーズに進めるためには専用のシステムを導入すべきです。アナログさが残るやり方では問題が生じかねないため、可能な限り電子化した方がよいでしょう。今回は労務管理を効率化できる 労務管理システム について解説します。

目次

• そもそも労務管理とは
• 労務管理システムが必要となる理由
• 労務管理システムを導入することによる効果
• コンプライアンスの遵守
• 労務作業の効率化
• 福利厚生の強化
• 労働環境の改善
• 労務管理システムを導入することの課題
  • 導入コスト
  • 使い勝手と教育
  • 継続的な運用
• 課題を解決して労務管理システムを導入するならばカオピーズへご相談ください

そもそも労務管理とは

企業が実施すべき労務管理とは、会社が従業員と良い関係を保ち、法律に沿って適切に対応するための作業全般です。例えば、労務管理には以下が含まれ、これらをシステム化する必要があります。

・従業員の採用
・給与の計算や支払い
・労働時間の管理
・福利厚生の提供
・安全衛生の確保
・従業員の教育
・問題解決

これらの作業を通じて、企業は従業員が満足したり生産性を高めたりする手助けをしなければなりません。また、企業として法律や規則を遵守できるような体制を整えます。言い換えると、これらに問題があると法律違反になりかねないため、システム導入などによって確実に管理することが必須です。

※参考：いわゆる「シフト制」について

労務管理システムが必要となる理由

労務管理が必要となる理由は、企業が従業員との関係を円滑にしたり、コンプライアンス体制を強化したりするためです。定常的に管理しておくことで、労働者と企業との間で起こり得るさまざまな事情や問題に対応できるようになります。企業の運営をスムーズにするために、労務管理が不可欠です。例えば、適切な労務管理が実施されていれば、従業員は公平に扱われていると感じ、モチベーションを保てるようになります。

さらに、労務管理を実施することで、労働法や各種の規制を遵守できるようになり、法的なトラブルを避けられるようになります。例えば、労働時間の遵守、適切な給与の支払い、職場の安全の確保などを確実に提供したり担保したりできるのです。

労務管理システムを導入することによる効果

労務管理システムを導入することによる効果は多岐にわたるため、どのような効果が感じられるか解説します。

コンプライアンスの遵守

システムを導入して管理することによって、コンプライアンスを守りやすくなります。近年は、様々な観点から法律を守ることが求められているため、コンプライアンスの遵守に役立つことは大きなメリットです。

例えば、労働時間を確認することによって、残業が長時間になっていないかどうか、素早くチェックできます。また、社会保険料など企業として支払い義務があるものを適切に支払っているかどうかのチェックも簡単です。幅広い観点から、コンプライアンスの遵守に役立てると考えましょう。

労務作業の効率化

労務関連業務は多岐にわたり、従業員の負担がかかりやすい部分です。しかし、システム化することによって、業務を効率化でき、従業員の負担を下げられるという効果を発揮してくれます。

例えば、業務によってはシステムに用意されたボタンを押すだけで簡単に情報が収集できるようになります。今までは従業員が紙媒体の資料を探し出し、内容をチェックしていたとしても、非常に簡単な業務に置き換えられるのです。

これは極端な例ですが、今まで時間を要していた業務はシステムによって大幅な短縮が期待できます。これにより、従業員の負担が減少するだけではなく、新しい制度を導入できるなど副次的なメリットも生み出すでしょう。

福利厚生の強化

業務を効率化することによって、福利厚生の強化にも繋げられます。システムにより様々な業務を効率よく処理できるようになるため、新しい福利厚生についても導入しやすくなるのです。

例えば、住宅補助など、賃金関連の福利厚生を強化しやすくなるでしょう。お金に関するものは業務が増えるため、導入にはハードルがありますが、システムを利用することによって簡単に導入できるようになります。また、福利厚生を導入することによる従業員の負担を軽減できるため、導入による反発を受けることも少ないでしょう。

労働環境の改善

全体を通じて労働環境の改善に役立てられるという効果があります。例えば、残業時間を素早く把握できるようになれば、長時間労働を避けるために業務負荷の分散が可能です。また、業務のミスマッチが生じていないかの評価もできます。

これらの作業は日頃から実施しているはずですが、システムにすればすべてが効率化されます。従業員が働きやすい環境を整えるために、労務管理システムは大きく貢献してくれるのです。

※関連記事：クラウドを利用した勤怠管理？メリットや導入時の選び方を解説

労務管理システムを導入することの課題

システムの導入には、良い効果が見受けられますが、同時に課題もあるため注意しなければなりません。

導入コスト

労務管理システムの導入にあたっては、まとまったコストが発生しがちです。どのようなシステムを利用するかによりますが、大きな金額が発生することを考慮したほうが良いでしょう。十分な資金繰りを確保しておかなければ、思うように労務管理システムを導入できないことが考えられます。

特に、労務管理システムは機能が多く高額な投資になりがちです。もし、求める機能が多く自分たちでシステム開発したいならば、余裕を持った予算を確保しておいた方が良いでしょう。

使い勝手と教育

労務管理のように、利用者が多くなる業務については、使い勝手を意識することが重要です。可能な限り多くの従業員にヒアリングして、幅広い従業員が使いやすいシステムを導入しましょう。使い勝手の悪いシステムを導入すると、高額な投資が必要であるにもかかわらず利用してもらえない状況になってしまいます。

また、使い勝手に関連して、システムの利用に向けた教育も課題になりがちです。多くの場合、システムを導入した後は、従業員に使い方を説明しなければなりません。教育には時間とコストが必要となるため、この部分も考慮すべきです。

継続的な運用

一般的にシステムは導入作業に注目されますが、継続的な運用についても考慮に入れなければなりません。特に、労務管理システムは法律の改正などによる変化を踏まえたシステムの修正などが必要です。継続的な運用や法改正を見据えた回収などは常に考慮しなければなりません。

システムの運用については、自分たちで対応する方法と、開発してもらったベンダーに依頼する方法があります。どちらにもメリットとデメリットがあるため、社内のリソースなどを鑑みどのような段取りで運用していくのかも事前に考えることが求められます。

※関連記事：シフト管理はシステム化すべき？導入のメリットや開発のポイントを解説

課題を解決して労務管理システムを導入するならばカオピーズへご相談ください

労務管理業務は多岐に渡るため、企業によってシステムに求める内容は変化します。そのため、労務管理システムを導入したいと考えるならば、自分たちに最適なものをシステム開発した方が良いでしょう。既存の製品を無理やり利用するよりも、柔軟に労務管理システムを導入できます。

弊社カオピーズであれば、ベトナムのオフショア開発を活用して、低価格で高品質な労務管理システム開発できます。日本のスタッフが皆様の要望をヒアリングして、ブリッジSEがベトナムへ要望を伝える段取りです。開発はベトナムで実施するため、日本での開発よりもシステムを低価格で開発できます。

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