シフト制の勤務を取り入れている企業では、定期的にシフトを作成したり管理したりしなければなりません。適切なシフトを作成できないと、業務に大きな影響が出てしまいます。しかし、シフト管理は手間のかかる業務であり、負担に感じている人は多いのではないでしょうか。

そこでシフト管理を効率化するために、専用のシステムを導入することをおすすめします。今回はシフト管理の業務内容を踏まえ、システム化するとどのようなメリットがあるかなどを解説します。

目次

• シフト管理とは
• 業務の概要
• シフト管理の方法
• シフト管理システムやアプリを導入するメリット
  • シフト表作成の効率化
  • 人材を適切に配置しやすい
  • 勤務時間を把握できる
• シフト管理のシステム化で失敗しないためのポイント
  • クラウドサービスかどうか
  • 操作方法は難しくないか
  • 他のシステムと連携できるか
• シフト管理のシステム化ならばカオピーズが対応します
• まとめ

シフト管理とは

最初にシフト管理とは、どのような業務を指すのか、簡単に理解しておきましょう。

業務の概要

シフト管理は、その名のとおり従業員の勤務、つまりシフトを管理する作業です。具体的に、担当者は、以下のような作業を実施しなければなりません。
● シフト計画の作成
● シフトの調整
● 従業員の要望を反映
● 時間管理や記録

細分化すると担当すべき業務は多く、意外と負担のかかってしまう作業です。そのため、システム化するなどして、効率よくシフト管理することが求められています。シフト管理に誤りがあると、業務に支障が出たり、コスト面で負担が増加したりするため、特に注意しなければなりません。

※参考：いわゆる「シフト制」について

シフト管理の方法

シフト管理の方法は大きく分けてExcelを利用したものとシステムを利用したものにわかれます。昔ながらの方法で実施している場合はExcelにシフト管理の仕組みを作り、それで従業員を管理しているでしょう。Excelさえあれば簡単にスタートできるため、現在でも利用しているケースが見受けられます。ただ、エクセルに数式やVBAを導入して、管理する作業は限界があるため簡易的なシフト管理に限られるものです。

それに対して、近年はシステム化してシフト管理するケースが増えています。例えば、専用のアプリケーションを導入して、様々な要望を叶えられるようにするのです。システムの導入は、ベンダーが提供するクラウドサービスを利用する場合と、自分たちで構築する場合があります。システム開発が必要な場合もあるため、その点も考慮しなければなりません。

シフト管理システムやアプリを導入するメリット

シフト管理をアプリやシステム化することによって、多くのメリットを生み出すため、具体的にどのようなメリットがあるかどうか解説します。

シフト表作成の効率化

システムやアプリを使ってシフト管理することで、シフト表を簡単に作成できるようになります。一般的には、直感的なユーザーインターフェースで作成できるようになっているため、効率を高められるでしょう。今まで紙でシフトを作成していたのであれば、作業は大きく改善されるはずです。具体的な操作については、導入するシステムやアプリによって少々変化しますが、直感的な操作がメリットといえます。

また、現在は作成したシフト表を従業員へ展開できる仕組みが用意されています。例えば、担当者がシフトを作成して、従業員にLINEなどでシフトを展開するのです。作成だけではなく展開も必要になると手間がかかりますが、システムを利用することによって、自動化による最適化が可能です。

人材を適切に配置しやすい

システムを使って、効率よく人材を配置することで、費用面などで無駄なく人材の配置ができます。例えば、誤って多くの人数を配置してしまい、人件費を無駄にする状況を避けられるのです。事前に設定しておけば、コストを超過しないように人材を配置するシフトを提案してもらう機能などがあります。

また、現在はシフト管理にもAIが導入されることが増えています。例えば、必要な情報を入力するだけで「誰をどのように配置すればよいか」などを自動的に考えてくれるのです。まだまだAIは普及の過程ですが、シフト管理の業務が大きく変化しようとしてきています。

勤務時間を把握できる

導入するシステムによっては、勤務時間を把握できるようになっています。例えば、出勤時刻と退勤時刻を記録できるようになっていて、それらとシフトを突合できるのです。このようなデータは、賃金の算出に利用したり、シフトのとおりに従業員が勤務しているかを評価したりする業務に利用できます。

特にアルバイトなどを雇用している場合は、扶養などの関係から勤務時間に上限を設けていることがあるでしょう。これを超過しないように、雇用側は可能な限り考慮しなければなりません。システム化していないとミスが生じる可能性がありますが、システムであればエラーなどを表示できます。

シフト管理のシステム化で失敗しないためのポイント

シフト管理システムにはいくつもの種類があるため、どのような観点で導入するかどうか考えなければなりません。

クラウドサービスかどうか

近年はシフト管理専用のクラウドサービスが提供されています。月額料金を支払うことで簡単にシフト作成したり、従業員にシフトを連絡したりできるものです。まずは、このようなシステムを利用するかどうか考えましょう。クラウドサービスを利用しない場合は、自分たちで要件を詰めて、ベンダーにシステムを開発してもらう必要があります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、どちらが良いとは一概に言えません。

ただ、シフト管理の要望が細かいのであれば、クラウドサービスではなく、独自に開発した方が良いでしょう。独自開発システムは、準備にこそ時間がかかりますが、自分たちにとって使い勝手の良いものです。業務効率を最大限高めたいと考えるならば、既存のクラウドサービスではなく、開発することを考えても良いでしょう。

操作方法は難しくないか

シフト管理システムは、直感的に利用するものが中心ですが、その操作方法は利用するものによって少し異なります。利用者の意見を踏まえて、シフト管理に使いやすいものを選択するようにしましょう。シフト管理システムを導入しても操作性が悪く、使いにくければ、結果的に業務効率が下がってしまうかもしれません。

また、どのようなデバイスから接続して利用するかも考慮しておきたいポイントです。例えば、事務所のパソコンからアクセスすることもあれば、スマートフォンからアクセスすることもあるでしょう。主に利用するデバイスを踏まえて、それで利用しやすいものを選択することが重要です。

他のシステムと連携できるか

作成したシフトに関する情報を他のシステムに連携できるかどうかには注目しておきましょう。例えばシフトの情報から大まかな賃金を算出し、予算状況を管理するなどが考えられます。労務関係のシステムや会計関係のシステムと連携する可能性があるため、ここは注目しておきたい要素です。また、標準でのシステム連携に対応していない場合は、追加のシステム開発で実現できるかも考慮しなければなりません。もし追加での開発が難しい場合は、手動でデータを連携するなど業務に手間が発生してしまいます。シフト管理は自動化できても、新たな負担を上の方になりかねないため注意すべきです。

シフト管理のシステム化で失敗しないためのポイント

シフト管理システムを導入する方法はいくつもありますが、要望を叶えたいならば弊社カオピーズにお任せください。500件を超えるクライアントから多くの案件を受注している弊社が、ベトナムのオフショア開発を駆使して低価格かつ高品質なシフト管理システムを開発します。

開発にあたっては日本語に堪能なスタッフがヒアリングを実施し、その後、現地とのやり取りに堪能なブリッジSEがベトナムへ指示を出します。言語の壁を超えられる仕組みが整っているため「海外にシステム開発を依頼することは不安だ」という場合でもお任せください。安定した品質でシフト管理に向けたシステムを開発します。

まとめ

システムを活用したシフト管理について解説しました。組織によって様々な方法で業務が行われていますが、正確性や効率の高さを考えると、システムを導入した方が良いでしょう。システムの導入にあたっては、既に開発されたクラウドサービスを利用する方法と自分たちでシステム開発する方法があります。自分たちで開発すれば様々な要望をかなえられるため、ぜひともカオピーズのオフショア開発をご活用ください。