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イベント予約システムおすすめ10選を料金と機能で比較
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2026.10.09
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2026.10.09

イベント予約システムおすすめ10選を料金と機能で比較

イベント予約システムは、申込受付から決済、参加者管理、当日の受付までをオンラインで一元化できるツールです。ただし、対応できるイベントの形式や規模、料金体系はツールによって異なります。そのため企業は、自社のイベントに合うシステムを選ぶために、必要な機能と選定の基準を理解しておく必要があります。この記事では、おすすめの10ツールを比較し、主な機能や導入メリット、選び方、導入時の注意点を解説します。

主要なポイント
1 イベント予約システムは、予約ページの作成から決済、QR受付、開催後のフォローまでを担うため、候補のツールに自社に必要な機能が欠けていないかを確認することが重要です。
2 システムを導入すると、申込数が増えても運営工数が増えにくくなり、手作業で起こりやすい申込漏れや集計ミスも防げます。
3 有料イベントでは料金体系によって手数料が変わり、公式料率で試算するとチケット単価約3,200円を境に有利なツールが入れ替わります。
4 無料プランには月50件などの申込上限があるため、想定申込数を見積もってからプランを選ぶ必要があります。
5 小規模な教室、BtoBのリード獲得、有料イベントなど、自社の運営モデルから候補を2〜3ツールに絞ると判断しやすくなります。

イベント予約システムとは?主な機能を解説

イベント予約システムは、申込フォームの公開から参加費の決済、参加者名簿の管理、当日の受付までを一つの仕組みで扱えるクラウドサービスです。これまでフォームや表計算ソフト、メールを組み合わせて行っていた申込管理を、まとめて置き換えられます。

イベント予約システムとは:申込受付から決済、参加者管理、当日の受付までをオンラインで一元化する仕組み
図1: イベント予約システムの概要

ただし、すべてのイベント予約システムが同じ範囲まで対応しているわけではありません。申込受付に特化したものもあれば、決済、参加者管理、当日の受付、メール配信までまとめて対応できるものもあります。一般的なシステムが備える主な機能を把握しておくと、候補のツールに不足がないかを判断しやすくなります。

イベント予約システムの主な機能

イベント予約システムの機能は、申込の受付だけにとどまりません。集客から当日の受付、開催後のフォローまで、イベント運営の各場面を支える機能がそろっています。代表的な機能は次のとおりです。

機能主な内容確認しておきたいポイント
予約ページ作成日程や定員、料金、会場などを掲載した申込ページをノーコードで作成・公開できるテンプレートの種類やデザインの自由度、スマートフォンでの見やすさ
申込受付・定員管理申込を自動で受け付け、定員に達した時点で締め切る。キャンセル待ちの受付や繰り上げにも対応複数日程・複数チケットの設定、キャンセル待ちの自動繰り上げの有無
参加者管理申込者の氏名や連絡先、参加ステータスを一覧で管理し、検索や絞り込み、CSV出力ができる申込フォームの項目を自由に追加できるか、名簿の出力形式
自動メール・リマインド申込完了や開催前の案内、キャンセル待ちの繰り上げなどを自動で通知できる送信タイミングの設定、SMSやLINEでの通知への対応
オンライン決済クレジットカードやコンビニ払いなどで参加費を事前に回収し、入金状況を管理できる対応する決済手段、決済手数料、返金処理の方法
QRコード受付参加者が提示するQRコードを読み取って受付し、来場状況をリアルタイムで把握できる専用アプリの有無、通信が不安定な場合の代替手段
メール配信・アンケート開催後のお礼メールやアンケート、次回イベントの案内やクーポンを配信できる一斉配信の上限数、アンケート結果の集計方法
データ分析・外部連携申込経路や出席率を集計し、ZoomやCRM、MAなどの外部ツールとデータを連携できる連携できるツールの種類と、連携を利用できるプラン

表1: イベント予約システムの主な機能と確認しておきたいポイント

ツールによっては、このうち一部の機能しか備えていない場合や、上位プランでのみ利用できる場合があります。候補を比較する際は、自社の運営に欠かせない機能がそろっているかを、この一覧と照らし合わせて確認しましょう。

イベント予約システムを導入する4つのメリット

イベント予約システムを導入すると、フォームや表計算ソフト、メールを組み合わせた手作業の運営で生じやすい作業負担や入力ミス、参加者の手続きの煩雑さ、データの分散といった課題をまとめて解消できます。主なメリットは次の4つです。

1. 予約管理の工数を削減できる

手作業とイベント予約システムの予約管理業務の比較:メール返信・名簿転記・定員管理の自動化
図2: 手作業の予約管理とシステムによる自動処理の違い

イベント予約システムでは、申込完了メールの送信や参加者名簿への登録、定員の管理が申込と同時に自動で処理されます。手作業の運営では、申込が1件入るたびにこれらの作業が発生し、申込数に比例して担当者の負担が増えていました。

自動化によって、申込数が増えても担当者の作業量はほとんど変わりません。空いた時間を登壇者との調整や集客施策に充てられるほか、複数日程や複数会場のイベントも1つの管理画面で把握できます。

2. 申込漏れや集計ミスを防げる

申込・決済・参加者名簿が一つのデータでひも付くイベント予約システムの仕組み
図3: 申込・決済・名簿の連動による申込漏れ・集計ミスの防止

イベント予約システムでは、申込・決済・参加者名簿が一つのデータとしてひも付くため、情報を転記する作業そのものがなくなります。フォームや表計算ソフト、メールの間で手作業により情報を移し替える方法では、二重登録や転記漏れ、定員を超えた受付、入金確認の取り違えが起こりがちでした。

転記がなくなることで、参加者へのお詫び連絡や当日の受付トラブルを未然に防げます。定員に達した時点で自動的に受付を締め切れるほか、未入金の参加者も一覧ですぐに確認できます。

3. 申込・決済がスムーズになる

イベント予約システムを使えば、参加者はスマートフォンから24時間いつでも申し込み、その場でカードやコード決済まで完了できます。銀行振込や当日の現金払いが中心の従来の方法では、参加者には振込の手間が、運営側には入金照合の手間がかかっていました。

申込と同時に支払いまで完了するため、申込から振込までの間に参加をためらって離脱するケースを減らせます。さらに、事前決済と自動リマインドを組み合わせれば、無断欠席の抑止にもつながります。

4. 参加データをマーケティングに活用できる

イベント予約システムに蓄積される申込経路・出席率・アンケートデータとCRM・MA連携
図4: 参加データの蓄積と営業・マーケティングへの活用

イベント予約システムには、申込経路や出席率、アンケートの回答が自動で蓄積され、イベントごとに比較・分析できます。手作業の運営では、これらのデータが別々のファイルに散らばり、次回の企画に活かすことが難しい状況でした。

データを活用すれば、どの告知チャネルからの申込が当日の出席につながったかを把握し、集客施策の改善に反映できます。BtoBセミナーであれば、出席者と欠席者でフォロー内容を分け、CRMやMAと連携して営業活動へ引き継ぐことも可能です。

失敗しないイベント予約システムの選び方

イベント予約システムを選ぶ際は、必要な機能がそろっているかを確認するだけでは十分ではありません。イベントの規模への対応力や料金体系、参加者と運営担当者の使いやすさ、既存ツールとの連携、セキュリティ、サポート体制まで確認しておくことで、機能は豊富なのに実際のイベントでは運用が回らないといった事態を防げます。次の7つの基準で候補を比較しましょう。

1. イベントの形式と規模に合っているか

イベントの形式と規模に応じたイベント予約システムの選び方
図5: イベントの形式・規模に合わせた予約システム選定の考え方

選定では、まず前述の主な機能のうち、自社のイベントに欠かせないものがそろっているかを確認します。そのうえで重要になるのが、イベントの規模に対応できるかどうかです。

30名程度のセミナーならシンプルな予約システムやフォームでも対応できますが、数千名規模の展示会では、申込の集中に耐える処理能力や、複数の担当者で運営するための権限管理が必要になります。将来ハイブリッド開催へ移行する可能性がある場合は、その対応可否も確認しておきましょう。

2. 料金体系と総コストを比較する

料金体系は、月額固定の月額型とチケット売上に応じて課金される手数料型に大別されます。手数料型の中でも料率の構造が異なるため、同じ売上でも負担額が変わります。

下表は、Peatix(決済処理費用4.9%と1枚99円)とEventRegist Basic(販売手数料8%)の公式料率を用いて、チケット1枚あたりの手数料を試算したものです。

チケット単価 Peatix
(4.9%+99円/枚)
EventRegist Basic
(8%)
手数料が小さい方
1,000円148円(14.8%)80円(8.0%)EventRegist
3,000円246円(8.2%)240円(8.0%)ほぼ同等
5,000円344円(6.9%)400円(8.0%)Peatix
10,000円589円(5.9%)800円(8.0%)Peatix

表2: チケット単価別のイベント予約システム手数料試算(1枚あたり)

※各社公式サイトで公表されている料率(2026年10月時点)をもとにカオピーズが試算。振込手数料や返金手数料、オプション費用は含みません。

試算上は、チケット単価が約3,200円より低いと8%型、高いと4.9%+99円型の方が手数料を抑えられます。ただし、毎月何度も開催して売上が大きい場合は、月額型の方が総額を抑えられることもあります。カオピーズでは、手数料率だけで判断せず、年間の開催回数と売上見込みから1年分の費用を試算したうえで比較することをおすすめしています。

3. 参加者がスマホで申し込みやすいか

スマートフォンで申し込みやすいイベント予約ページの確認ポイント:入力項目数・決済手段・QRチケット表示
図6: スマートフォンでの申し込みやすさの確認ポイント

イベントの申込は、告知を見たその場でスマートフォンから行われることが多くあります。申込ページがスマートフォンで読みにくい、入力項目が多すぎるといった設計は、申込途中の離脱に直結します。

無料トライアルでは、管理画面だけでなく参加者側の申込画面もスマートフォンで試すことが大切です。申込完了までの操作数や決済手段の選択肢、QRチケットの表示方法などを実際に確かめてください。

4. 既存ツールと連携できるか

イベント予約システムと外部ツールの連携例:Zoom・CRM・MA・LINE・カレンダー
図7: イベント予約システムと連携させたい主な外部ツール

既存ツールと連携できないと、参加者データのCSV出力や手入力が発生し、運用負担や転記ミスの原因になります。ウェビナーならZoom、BtoBマーケティングならCRMやMA、個人向け講座ならLINEやカレンダーとの連携を確認しましょう。

連携の有無だけでなく、どのプランから利用できるかも確認が必要です。外部連携や高度なマーケティング機能が上位プランや有料オプションに限られるサービスもあります。

5. 個人情報を安全に管理できるか

イベント予約システムの個人情報保護対策:通信暗号化、権限設定、ISMS、プライバシーマーク、決済セキュリティ
図8: イベント予約システム選定時に確認したいセキュリティ対策

イベントの申込では、氏名や連絡先、勤務先などの個人情報を扱います。情報が漏えいすれば参加者の信頼を損ない、主催企業のブランドにも影響するため、システムのセキュリティは導入前に必ず確認しておく必要があります。

通信の暗号化や管理画面の権限設定、ISMS(ISO/IEC 27001)やプライバシーマークなどの取得状況を確認しましょう。決済を扱う場合は、カード情報をどのような仕組みで処理しているかも確認しておく必要があります。

6. 運営担当者が使いやすいか

参加者側の使いやすさと同じくらい重要なのが、運営する側の操作性です。イベントの作成や複製に時間がかからないか、複数の担当者で管理できるか、担当者ごとに閲覧や編集の権限を分けられるかを確認しましょう。

当日は普段システムを触らないスタッフが受付を担当することもあります。参加者名簿をCSVで出力しやすいか、受付用のアプリや画面を短時間の説明で操作できるかも、トライアル中に確かめておくと安心です。

7. 導入と当日のサポートを受けられるか

法人のイベントでは、本番当日にトラブルが起きたとき誰に相談できるかも重要です。問い合わせ手段がメールだけなのか、電話やチャットにも対応しているのか、土日や夜間の開催時に利用できるサポートがあるのかを事前に確認してください。

初めて導入する場合は、初期設定や運用方法について相談できる導入支援の有無も比較のポイントになります。重要なイベントほど、利用予定プランのサポート範囲まで確認しておきましょう。

これらの基準を踏まえて、運営モデルごとに有力な候補となるツールを紹介します。

おすすめのイベント予約システム10選

ここで紹介する10ツールには、イベント運営に特化したプラットフォームだけでなく、店舗や教室向けの汎用予約システム、個人向けの販売プラットフォーム、フォーム作成ツールも含まれます。申込受付や参加者管理などの基本機能は各ツールに共通するため、各ツールがどの運営モデルに向いているか、またそのツールならではの強みを中心に紹介します。

イベントの条件からイベント予約システムを選ぶフローチャート:有料・無料、BtoBのリード獲得、定期開催、個人・法人の主催
図9: イベントの条件から候補となる予約システムを絞り込むフローチャート

各ツールの向き・不向きと、無料で利用できる範囲をまとめると次のとおりです。

ツール向いている運営モデル選ぶ決め手向かないケース無料プラン・お試し
Peatix新規集客型の交流会・セミナーポータル経由で新しい参加者に届く自社リスト中心で集客する場合無料イベントは0円
EventRegist法人の社外イベント告知から受付、参加者データまで一元管理無料プランで申込項目を細かく設計したい場合Basicプランは無料
Doorkeeper定期開催のコミュニティメンバーへ新しい開催を一斉に案内できる単発イベントが中心の場合初回イベントのみ無料
EventHubBtoBのリード獲得行動データをMA・SFAへ連携小規模な単発イベント要問い合わせ
Event Cloud Mix複数担当で運営する大型イベント社外の関係者とも準備情報を共有年数回の小規模開催トライアルあり
STORES 予約教室・ワークショップの定期開催回数券や月会費で継続参加を促せる当日のQR受付を重視する大人数イベントフリープラン(月50件まで)
RESERVA多様な講座・体験会を低コストで運営機能を組み合わせて柔軟に設定できる大規模イベントの当日受付・入場管理フリープラン(月50件まで)
Airリザーブ説明会・少人数セミナー低い決済手数料と定額の月額料金複雑な受付条件やページデザインが必要な場合フリープラン
MOSH個人主催の講座・レッスンスマホだけで販売から決済まで完結法人の大規模イベント固定費0円(売上に応じた手数料)
formrun申込フォーム中心の研修・説明会条件分岐で項目を自由に設計QR受付や定員管理が必要な場合FREEプラン(1フォーム)

表3: 運営モデル別に見るおすすめのイベント予約システム10選(2026年10月時点)

※各社公式サイトなどの公開情報をもとに作成。料金や機能はプランによって異なり、変更される場合もあるため、導入前に各社の最新情報をご確認ください。

カオピーズでは、開催目的から候補を2〜3ツールに絞り込むことをおすすめしています。目的ごとの考え方は次のとおりです。

  • 小規模なワークショップや教室を定期開催する場合:回数券やリピーター管理に強いSTORES 予約、低コストで始められるRESERVA、設定がシンプルなAirリザーブが候補です。参加者が増えて当日の受付を効率化したくなった段階では、QR受付を備えたイベント特化型のツールへの切り替えも検討しましょう。
  • BtoBのセミナーやウェビナーでリードを獲得したい場合:行動データをMA・SFAに連携できるEventHubや、参加者データを一元管理できるEventRegistが有力です。単発の小規模セミナーでは機能が過剰になりやすいため、開催頻度とのバランスを見て判断します。
  • チケットを販売する有料イベントの場合:前述の試算のとおり、チケット単価が約3,200円より低ければEventRegist、高ければPeatixが手数料を抑えやすくなります。同じメンバーが繰り返し参加するコミュニティなら、Doorkeeperも候補です。
  • 無料イベントでQR受付を使いたい場合:無料で利用できるPeatixやEventRegistから試すとよいでしょう。

1. Peatix

イベント予約システム Peatix のロゴ

Peatixは、Peatix Japan株式会社が提供するイベント管理・チケット販売サービスです。交流会やセミナー、ワークショップ、オンラインイベントなど幅広いイベントで使われており、イベントページの作成からチケット販売、当日の受付までを一つのサービスで行えます。

項目Peatixの概要
強みポイント
  • イベントポータルに掲載され、主催者の告知範囲の外にいる新しい参加者にも見つけてもらえる
  • 主催者をフォローした人に新しいイベントの公開が届き、継続的な集客につながる
  • クレジットカードやコンビニ払い、銀行振込など、参加者が選べる決済手段が多い
外部連携SNSでのイベント共有、Zoomなど外部配信サービスの視聴URLの案内
向いているケース新しい参加者を集めたい交流会やセミナー、QR受付を利用したい無料イベント
料金
  • 初期費用・月額費用:0円
  • 無料イベント:0円
  • 有料チケット:販売額の4.9%+1枚あたり99円

表4: Peatixの強みと料金

2. EventRegist

イベント予約システム EventRegist のロゴ

EventRegistは、イベントレジスト株式会社が提供する国産のイベント管理プラットフォームです。法人のセミナーや展示会、カンファレンスを中心に、オンライン・会場・ハイブリッドのいずれの開催形式でも利用されています。

項目EventRegistの概要
強みポイント
  • 告知から事前決済、参加者管理、当日のチェックインまでを1つの管理画面で扱える
  • 自社のWebサイトにチケット販売枠を直接埋め込める
  • 上位プランでは来場者トラッキングやタイムテーブル設定、抽選申込に対応
外部連携Enterpriseプランでは、自社の会員IDや既存の決済システムとの連携、独自ドメインでの運用に対応
向いているケース法人の社外セミナー、展示会、カンファレンス
料金
  • Basic:システム利用料無料(有料チケットは販売手数料8%)
  • Basic+:1イベントあたり110,000円(税込)+販売手数料8%
  • Premium・Enterprise:利用機能に応じて個別見積もり

表5: EventRegistの強みと料金

3. Doorkeeper

イベント予約システム Doorkeeper のロゴ

Doorkeeperは、Doorkeeper株式会社が提供するコミュニティ型のイベント管理サービスです。勉強会やユーザー会、ファンミーティングなど、同じテーマで継続的に開催されるイベントの運営に使われています。

項目Doorkeeperの概要
強みポイント
  • コミュニティ単位でメンバーを管理し、新しいイベントの案内をメンバーへ一斉に配信できる
  • 早期割引や学生向けなど、価格や種類の異なる複数のチケットを設定できる
  • 定期課金(サブスクリプション)でコミュニティの会費を継続的に徴収できる
外部連携Googleアナリティクス
向いているケース勉強会やユーザー会など、定期開催のコミュニティイベント
料金
  • 初回のイベント:無料
  • 2件目以降:スタータープラン月額1,650円(税込、同時公開5件まで)から
  • 前払いチケットの販売:別途手数料

表6: Doorkeeperの強みと料金

4. EventHub

イベント予約システム EventHub のロゴ

EventHubは、株式会社EventHubが提供するイベント・ウェビナーマーケティングプラットフォームです。BtoB企業のウェビナーやカンファレンス、展示会などで、オンライン・会場・ハイブリッドの開催形式を問わず利用されています。

項目EventHubの概要
強みポイント
  • 視聴時間や資料ダウンロードなど、参加者の行動データを取得できる
  • 参加者や出展企業が事前にプロフィールを確認し、面談や商談を予約できる
  • 過去のイベント参加者へ横断的にメールを配信し、次回の集客に活用できる
外部連携
  • Salesforce、Marketo Engage、HubSpot
  • Slack、Microsoft Teams
向いているケースBtoBのウェビナーやカンファレンス、展示会でのリード獲得・商談創出
料金要問い合わせ(開催形式や規模に応じて個別に見積もり)

表7: EventHubの強みと料金

5. Event Cloud Mix

イベント予約システム Event Cloud Mix のロゴ

Event Cloud Mixは、株式会社ティーケーピーが提供するクラウド型のイベント管理システムです。企画から集客、当日の受付、開催後のフォローまでを一元管理でき、展示会やセミナー、カンファレンスなどで利用されています。

項目Event Cloud Mixの概要
強みポイント
  • 外注先など社外の関係者とも、準備段階の情報を共有できる
  • タスクを見える化し、複数の担当者で作業を分担できる
  • ISMS(ISO/IEC 27001)認証を取得したセキュリティ体制で運用されている
外部連携会場情報のGoogleマップ表示(その他の連携は要問い合わせ)
向いているケース展示会や大型セミナーなど、社内外の複数の担当者で運営するイベント
料金
  • プランSS:月額10,780円(税込、イベント開催枠1件)から
  • 初期費用:0円
  • 導入前のトライアルあり

表8: Event Cloud Mixの強みと料金

6. STORES 予約

イベント予約システム STORES 予約 のロゴ

STORES 予約は、STORES株式会社が提供する予約システムです。サロンやスクール、フィットネスなどの店舗に加え、教室やワークショップといったイベントの予約管理にも使われています。

項目STORES 予約の概要
強みポイント回数券の販売や月会費の自動徴収に対応し、予約の振替や欠席も管理画面で扱えるため、継続参加の仕組みをつくりやすい
外部連携
  • LINEミニアプリ(有料オプション)
  • Googleカレンダー、Zoom
  • STORES レジ・STORES 決済
向いているケース教室やワークショップの定期開催
料金フリープランは0円(月間予約50件、予約ページ2件まで)。スモールプランは月額9,790円(税込、年契約)から

表9: STORES 予約の強みと料金

7. RESERVA

イベント予約システム RESERVA のロゴ

RESERVAは、株式会社コントロールテクノロジーが提供するクラウド型の予約管理システムです。医療や美容、スクールなど350以上の業種で導入されており、講座や体験会といったイベントの予約受付にも利用できます。

項目RESERVAの概要
強みポイント
  • 100種類以上の機能を組み合わせ、業種や運営形態に合わせて設定できる
  • 抽選予約やクーポン配信など、集客・販促の機能を備えている
  • 複数店舗の予約サイトを1つのアカウントでまとめて管理できる
外部連携
  • Zoom、Googleカレンダー
  • LINE(有料オプション)
  • スマートロック
向いているケース講座や体験会など、多様なイベントを低コストで運営したい場合
料金フリープランは0円(月間予約50件、登録顧客250件まで)。有料プランは月額3,850円(税込、年払い)から

表10: RESERVAの強みと料金

8. Airリザーブ

イベント予約システム Airリザーブ のロゴ

Airリザーブは、株式会社リクルートが提供する予約管理システムです。美容室やクリニック、スクールのほか、説明会や少人数セミナーなど、イベントの予約受付にも使われています。

項目Airリザーブの概要
強みポイント
  • オンライン決済手数料が3.24%と低い水準に設定されている
  • 有料プランは月額定額制で、予約件数に上限がない
  • 電話・ネット・店頭の予約を一元管理できる
外部連携Airレジなど、同じAirシリーズのサービス
向いているケース説明会や少人数セミナー
料金フリープランは0円。ベーシックプランは月額5,500円(税込)

表11: Airリザーブの強みと料金

9. MOSH

イベント予約システム MOSH のロゴ

MOSHは、MOSH株式会社が提供するサービス販売プラットフォームです。講師やトレーナー、クリエイターなど個人で活動する人が、講座やレッスン、イベントを販売する際に利用されています。

項目MOSHの概要
強みポイントスマートフォンだけで販売ページの作成から予約、決済まで完結でき、月額課金(サブスクリプション)型のサービスも販売できる
外部連携Googleカレンダー、Zoom
向いているケース個人主催の講座やオンラインレッスン
料金初期費用・月額費用は0円。決済ごとに決済手数料3.5%+サービス利用料3.0%+99円

表12: MOSHの強みと料金

10. formrun

申込フォーム作成ツール formrun のロゴ

formrunは、株式会社ベーシックが提供するフォーム作成・管理ツールです。問い合わせや資料請求に加え、社内研修や説明会、小規模セミナーの申込フォームとしても利用されています。

項目formrunの概要
強みポイント
  • 条件分岐を使い、回答内容に応じて質問項目を出し分けられる
  • カンバン形式で、申込への対応状況をチームで共有できる
  • テンプレートを使い、短時間でフォームを公開できる
外部連携
  • Slack、Chatwork
  • Googleスプレッドシート、Salesforce
  • Googleアナリティクス
向いているケース社内研修や説明会、小規模セミナーの申込受付
料金FREEプランは0円(1フォーム、月30回答まで)。BEGINNERプランは月額4,268円(税込)から

表13: formrunの強みと料金

候補を2つまで絞り込んでも迷う場合は、無料プランやトライアルを使い、参加者として申込から決済、受付まで一通り試してみることをおすすめします。あわせて、年間の開催回数とチケット単価から1年分の費用を試算すると、自社にとって負担の少ないツールを判断しやすくなります。

イベント予約システム導入時の注意点

運営モデルに合うツールを絞り込めたら、次は導入をスムーズに進めるために、事前に確認しておきたい点を押さえておきましょう。具体的には、無料プランの上限、個人情報の取扱い、キャンセルと返金のルール、当日の通信トラブルへの備え、本番前のテスト運用の5点です。

1. 無料プランの上限を確認する

STORES 予約やRESERVAなど、無料プランでも予約受付を始められるサービスがあります。ただし、予約件数や登録できる顧客数、フォームの回答数などに上限が設定されている場合があります。想定申込数に余裕を持たせてプランを選びましょう。

想定申込数は、過去に開催したイベントの申込実績から見積もるのが確実です。初めて開催する場合は、告知先のリストの件数や会場の定員を目安にし、上限に近づいた時点で有料プランへ切り替えられるよう、プラン変更の手順と費用をあらかじめ確認しておきましょう。

2. 個人情報の取扱いを明確にする

申込フォームで取得する項目は、運営に本当に必要なものだけに絞ります。取得目的と利用範囲、第三者提供の有無をプライバシーポリシーに明記し、参加者が確認したうえで申し込める状態にしておきましょう。

あわせて、取得した参加者データをいつまで保管し、不要になった後にどう削除するかも社内で決めておきます。管理画面にアクセスできる担当者を必要最小限に絞り、退職や異動の際に権限を外す運用ルールも整えておくと安心です。

3. キャンセルと返金のルールを決めておく

イベントのキャンセル・返金ルールの設定例:キャンセル期限ごとの返金条件と掲載場所
図10: キャンセル期限と返金条件の決め方

キャンセル期限や返金の条件、返金時の手数料の負担先はツールごとに仕様が異なります。ルールを事前に決めて申込ページに掲載しておくと、問い合わせ対応やトラブルを減らせます。

たとえば「開催7日前までは全額返金、それ以降は返金なし」のように期限ごとの条件を具体的に定め、申込ページと申込完了メールの両方に記載しておくと、参加者が申込時に確認しやすくなります。

4. 当日の通信トラブルに備える

QR受付の通信トラブルに備える代替手段:名簿のダウンロード・紙の名簿・受付手順の共有
図11: 当日の通信トラブルへの備え

QR受付を利用する場合は、会場の通信環境や読み取り端末の状態を事前に確認します。通信障害や端末のトラブルに備え、参加者名簿のCSVや紙の名簿など、代替手段も用意しておくと安心です。

受付開始前には参加者名簿を端末にダウンロードし、通信が途切れても照合できる状態にしておきましょう。受付スタッフには、QRコードが読み取れない参加者を名簿で確認する手順を事前に共有しておくと、受付が混雑しても落ち着いて対応できます。

5. 本番前にテスト運用を行う

イベント予約システム本番前のテスト運用チェック項目:申込・決済・リマインド・返金・QR受付
図12: 本番前に確認したいテスト運用の流れ

管理画面だけでなく、参加者として申し込み、必要に応じて決済し、受付まで進む一連の流れを試しておきましょう。社内の数名に参加者役を頼むと、利用者側から見た不便な点も見つけやすくなります。

テストでは、申込完了メールやリマインドが届くか、決済後の領収書が正しく発行されるか、キャンセル時に返金処理が想定どおり進むかを順に確認します。スマートフォンとパソコンの両方で試し、受付担当者にも実際の端末でQRコードを読み取ってもらうと、本番に近い状態で問題を洗い出せます。

まとめ

イベント予約システムに最適なツールは一つではなく、イベントの形式や規模、必要な機能、料金体系によって変わります。そのため、機能一覧だけで比較するのではなく、申込方法、決済、受付、外部ツールとの連携、運用負担まで照らし合わせ、自社の運営に合うかを判断することが重要です。予約・申込業務の仕組みづくりや既存システムとの連携については、カオピーズまでお気軽にご相談ください。

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よくある質問

Q1. 無料で使えるイベント予約システムはありますか?

あります。Peatixは無料イベントなら手数料0円で、STORES 予約やRESERVA、Airリザーブなどにもフリープランがあります。ただし、予約件数や利用できる機能に上限があるため、想定する参加者数と必要な機能を確認してください。

Q2. GoogleフォームとExcelで代用できますか?

数十名規模の無料イベントなら代用できる場合があります。ただし、事前決済や自動リマインド、QR受付などが必要になると手作業が増えるため、規模や運用負担に応じて専用システムを検討しましょう。

Q3. ウェビナーの申込管理にも使えますか?

利用できます。Zoomなどとの連携や配信URLの案内、視聴ログの取得、MAやSFAとのデータ連携に対応したツールを選ぶと、申込管理からイベント後のフォローまで効率化できます。

Q4. 月額型と手数料型はどちらが得ですか?

開催頻度やチケット価格、販売数によって異なります。開催回数が少なければ固定費のない手数料型を使いやすい一方、有料イベントを継続的に開催する場合は月額型も含めて年間コストを試算すると比較しやすくなります。

Q5. イベント予約システムを選ぶ際に最初に確認すべきことは何ですか?

まず、イベントの形式と規模、必要な機能を整理します。参加人数、無料・有料、オンライン・会場開催、QR受付や事前決済の必要性を明確にすると、候補を絞り込みやすくなります。

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