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購買管理システム｜DX戦略で次世代に残る企業に

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2024.08.23

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「人手不足で、これ以上対応は限界だ」

アナログで購買管理を行うと、業務量が負担になります。また業務全体の把握が困難で、「データの不一致」「誤発注」「在庫過多・不足」などのミスが起こりかねません。受発注量が多くなると人的資本の努力だけでは対応がカバーできなくなります。

購買管理システムを導入すれば、購買業務を効率化できDXを推進して次世代での対応力も上がります。この記事では、購買管理システムの概要、導入メリットと注意点、選び方のポイントについて説明します。

購買管理システムとは？

購買管理システムとは、商品の販売時に発生する受発注データや決済・経理情報を管理などのタスクを効率的に管理するシステムです。お客様の注文から商品を引き渡すまでを管理して適切に取引を行うので、小売業にとって欠かせない業務といえます。

購買管理は取引管理・受発注管理・在庫管理・顧客管理・売上分析などを含むため、ひとつの統合システムで一元管理し、業界内のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進することで、業務効率化と正確性の向上を実現可能できます。

※関連記事：デジタルトランスフォーメーションとは ?【V字回復】事例紹介

このことで、リアルタイムでの情報共有が可能となり、経営における意思決定をサポート、企業の競争力や生産性を高めるためにも重要になってきます。

購買管理システム導入のメリット

ここでは購買管理システムがもたらすメリットを紹介し、企業の競争力や生産性を上げる理由について明確にします。

回転率向上とコスト削減

購買管理システムは、見積りから請求までの流れを一元で自動管理します。これにより、あらゆる業務の情報を網羅でき、データを迅速かつ正確に引き出すことができます。そのため、業務のスピードと正確性が向上し、単位時間の取扱量が増えるので、業務の回転率が向上します。

また、コスト削減につながります。紙の使用、郵送にかかる費用だけでなく、効率化された業務プロセスで、人件費コストの削減やリソースの再配分も可能にするので、企業の運営コスト全体を抑えられます。

顧客の管理を強化・最適化できる

購買管理システムには、通常CRM（Customer Relationship Management）の機能も含まれています。これにより、顧客情報や購買履歴などを一元的に管理し、顧客へのフォローアップやマーケティング活動をより効果的に展開できます。

データにもとづいた戦略を立案できる

在庫情報もシステム内で一元管理され、どの商品がいつ、どれだけ売れたか、また在庫がどれだけ残っているかがリアルタイムで把握できます。この情報をもとに、在庫の最適化や発注のタイミングを計る手助けとなり、過不足なく適切な在庫を持つことが可能となります。

集められた様々なデータは、販売傾向や顧客のニーズを把握する上で貴重な情報源となります。システム内で蓄積されたデータを分析することで、より的確な販売戦略やマーケティング戦略を企画・実施する手助けとなります。

これらのメリットは、企業の売上と利益の向上、業務コストとタスクの軽減を実現する可能性を持つため、利益率や生産性を向上させることができると言えます。

購買管理システム導入上の注意点

メリットだけ見れば、購買管理システム導入は待ったなしと思われがちですが、導入には注意も必要です。ここでは、主な注意点を取り上げます。

初期費用を負担する必要がある

多くの購買管理システムは、導入時にハードウェアの調達やソフトウェアのライセンス料、設定に関わるコストが必要となります。これらは、特に中小企業において大きな負担となる可能性があります。また、適切なカスタマイズには時間がかかります。業務の特性に合ったカスタマイズが必要となることも多く、その過程で追加コストが発生することもあります。

運用に慣れるまで時間がかかる

購買管理システムを効果的に利用するためには、導入前の業務分析やシステム運用、トラブルシューティングに必要な技術的なスキルや知識が要求されます。適切な人材がいない場合、外部のコンサルタントや技術者を雇用するコストが発生します。

データ移行・保全・整備のコスト

既存のデータを新しい購買管理システムに移行する過程は、時間とコストがかかるうえ、データが欠損する、誤った形で移行されるなどのリスクがあります。また、ハッキングによる情報漏洩の防止を処置しなければいけないので、ユーザーのリテラシーやセキュリティ保守のガイドラインを厳格に決めておく必要があります。

システム障害のリスクがある

システムは電子的なトラブルや外部からのサイバー攻撃に対して100%安全とは言えません。システムが停止した場合、業務が中断し、大きな損害を被る可能性があります。

おすすめの選び方｜導入時のアドバイス

購買管理システムには、テンプレートなどを利用してさまざまな購買管理パッケージ構成になっています。

業種を問わない汎用型は、さまざまな業種で活用できるタイプです。特有の業務をもたない場合や、自社にあう機能でカスタマイズしたい場合などに最適で、導入後の機能追加など、フレキシブルに運用できます。

一方、業種（業界）特化型は、ある業種・業界に特化したタイプです。建設・製造・運輸・食品・アパレル・医薬品・出版・広告・卸売・商社向けなどさまざまです。プロジェクト型などの業態に特化したものもあり、特有の業務・商習慣に即した機能やテンプレートがパッケージ化されており、各業種の特性に合わせて設計しているので運用が比較的簡単です。

購買管理システムを選ぶ際には、自社にあった製品を選ぶためのポイントや導入後にシステムを活用しやすくするための注意点がいくつかあります。

そのため、購買管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを意識することがおすすめです。

自社の業種・業態に合う機能の有無

購買管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、すべての企業が全機能を使いこなせるわけではありません。自社の業種に不要な機能が多いシステムを導入すると、使わない機能に対してお金を払うことになります。まずは自社の業種特化型システムや、自社が抱える課題を解決できる機能が備わったシステムを優先的に選びましょう。

既存のシステムとの連携の可否

既に生産管理や財務会計などの管理システムを導入しているなら、既存の社内システムと連携可能な購買管理システムを選ぶと、データ連携がスムーズに行えます。例えば、CSVなどの汎用形式で出力したデータをインポートできる機能があるシステムなら、蓄積されたデータを適当に活用できるでしょう。

既製品の受注管理システムも充実して入るものの、業界や企業様独自の事情で合わないこともあるでしょう。その場合、システム開発会社に開発の外注を検討することをお勧めします。日本国内のシステム会社では「予算が合わない」または「技術的に見当たらない」場合は信頼のおける海外の開発会社にオフショア開発を委託することが有効です。