「業務の無駄をなくしたい」
「業務効率化の方法が知りたい」

このように、現在の業務内容にお困りではありませんか？
業務の無駄をなくすと、時間的なコストを削減できるほか、生産性向上による利益拡大にもつながります。しかし、具体的にどのような方法で業務効率化させればいいのかお困りの企業担当者は多いのではないでしょうか。

こちらの記事では、業務効率化のアイデアと効率化を成功させる方法について解説しています。

目次

• 業務効率化とは？業務の無駄を排除すること
• 業務・仕事を効率化させる5つのアイデア
  • アウトソーシングする
  • 小さな無駄をなくす
  • 単純作業は自動化させる
  • ワークフローを見直す
  • 生産管理システムを導入する
• 業務効率化はどのように検証する？KPIを立てる
• 生産管理システムの開発はカオピーズにお任せください
• まとめ

業務効率化とは？業務の無駄を排除すること

業務効率化とは、業務における無理・無駄・ムラをなくして、業務を効率的にこなすための取り組みです。

業務の無駄をなくすことで、従業員の残業時間代を削減できるなど、時間的なコストを削減できるメリットがあります。さらに、労働時間を短縮させることで従業員のモチベーションアップにもつながり、生産性の向上による利益拡大にもつながります。

働き方改革の推進や少子高齢化による人材不足を背景に、業務効率化の考え方は近年多くの企業で重視されはじめました。

人材が不足している企業が成長するためには、業務効率化によって利益を拡大することが大切です。また、現在はワークライフバランスを重視した働き方が推奨されており、業務を効率化させて残業時間の削減やリモートワークの導入なども求められています。

業務・仕事を効率化させる5つのアイデア

業務・仕事を効率化させるアイデアには次の5つがあります。
・アウトソーシングする
・小さな無駄をなくす
・単純作業は自動化させる
・ワークフローを見直す
・生産管理システムを導入する

それぞれ詳しく紹介しますので、業務改善のアイデア・ネタが出ないという方はぜひ参考にしてください。

アウトソーシングする

業務効率化させるアイデアのひとつが、アウトソーシングです。

アウトソーシングとは、一部の業務を外部に委託する方法です。企業が限られたリソースを有効活用し、効率的に業務を進めるために、コア事業以外の業務を外部に委託します。

企業は自社の利益に直結するコア事業に注力できるほか、その他の業務を外部の専門企業に任せることで、投資リスクやコストの削減、人的リソースの有効活用、経営のシンプル化を実現可能です。

特に近年では、競争力を強化するために戦略的なアウトソーシングが増加しており、外部企業の専門知識を活用して自社サービスの向上を図る例も多く見られます。

また、単純な入力業務や動画編集のほか、営業やマーケティングといった専門的な業務もクラウドソーシングや専門企業に依頼することが可能です。そのため、社内で行うよりも迅速かつ高品質な成果を得られる場合もあります。

小さな無駄をなくす

業務の小さな無駄をなくすのも、業務効率化させるためのアイデアです。

小さな無駄をなくすことで、業務の効率が向上し、重要なタスクに集中できるようになります。さらに、重複した作業を削減し、優先順位の低い業務に費やす時間を減らすことにもつながります。

たとえば、同じデータを複数の場所で入力している場合、一度で済むようにシステムを改善することで効率化が可能です。資料やメール作成においては、よく使う文章や漢字、人名を単語登録し、ショートカットキーを活用することで作業時間を短縮できます。

また、連絡手段を見直すことも有効です。全ての連絡をメールやチャットで行うのではなく、場合によっては電話や直接話すことで迅速に対応できる場合があります。

このような小さな無駄をなくすことで、本当に必要な業務だけに集中することができます。

単純作業は自動化させる

単純作業は自動化させるというのも業務効率化の方法です。
業務の中には毎日単純作業を繰り返していることがあります。

たとえば、Excelでのデータ抽出といった単純作業はマクロを使うことで時短が可能です。複雑な表計算やデータ移動を伴う作業は、「RPAツール」や「VBA」というプログラミング言語を導入することで自動化できます。

また、社内の問い合わせ業務においては、頻度の高い問い合わせを自動回答できるようにシステムやチャットボットを導入することで、毎回同じ回答をする手間を省けます。

単純作業が自動化されれば、担当者のみに頼るリスクやミスを減少させ、業務のスピードアップを図れます。日常業務で繰り返される単純な作業は、自動化させましょう。

ワークフローを見直す

業務効率化させるために、ワークフローを見直すことも大切です。
重複しているタスクや不要なタスクを最適化することで、日々の小さな時間ロスを防ぐことができます。

重要なプロジェクトには多くの人間が関わり、ワークフローが煩雑になりやすいです。その際は業務内容を可視化して、不要なプロセスを改善・廃止するというワークフローの見直しが大切です。

たとえば、各担当の適正人数を確認したり、無駄な二重チェックがないか確認したりなどの見直しがあります。

まずは現行の業務フローを把握し、非効率な点を見つけることが重要です。担当者へのヒアリングや業務フロー図の作成を行い、業務の優先順位を付けてから改善策を実施しましょう。

生産管理システムを導入する

業務効率化させるために、生産管理システムを導入するという方法もあります。

生産管理システムとは、製造業などの生産管理において課題解決や業務の効率化、生産性向上を可能にするツールです。たとえば、生産管理の全ての業務情報を一元管理できるツールであれば、品質やコストの最適化が期待できます。

ほかにも、データベースの管理ツールを導入すればファイル共有や検索性を向上させることが可能です。

また、システムの導入はタスクの進捗確認やペーパーレス化によるコストカットもできます。

※関連記事：生産管理システムとは？製造業の中小企業が導入するメリットを解説

業務効率化はどのように検証する？KPIを立てる

業務効率化の成功には効果検証が不可欠です。効果検証を行うことで、施策の有効性を確認し、継続か改善かを判断できます。

効果検証は「KPI（重要業績評価指標）」を設定し、一定期間実施後に成果を評価することが大切です。KPIを立てることで施策の効果を客観的に判断し、必要に応じて軌道修正が可能になります。

また、施策は常に見直しを前提とし、トライ&エラーのアプローチを採用することで、柔軟で持続的な業務効率化を実現できます。

※参考：生産管理とは？主な業務や課題、改善方法、生産管理システムについて解説

生産管理システムの開発はカオピーズにお任せください

生産管理システムの開発は株式会社カオピーズにお任せください。
業務効率化のひとつが生産管理システムを導入することです。カオピーズは日本向けにシステム開発を行う開発会社です。

生産管理システムをはじめ、業務効率化を実現するシステムの開発が可能で、これまでの開発実績は500件以上にものぼります。

「コスト」「スピード」「品質」を成し遂げるシステム開発サービスを提供していますので、業務効率化でお悩みの企業さまはぜひ一度当社へご相談ください。

まとめ

業務効率化とは、業務の無理・無駄・ムラをなくすことです。業務効率化にはさまざまな方法がありますが、アウトソーシングや単純作業の自動化などのアイデアがあります。

また、業務効率化を成功させるためには効果を検証することが大切で、KPIを立てて成果を評価することが大切です。

業務効率化のシステム開発は株式会社カオピーズでお引き受けしていますので、まずは業務に関するお悩み事をカオピーズへお聞かせください。