教育現場には膨大なタスクがあります。

教育現場で発生するタスクは「校務」と呼ばれています。
教員事務・実務だけでなく、上役なら業務報告・稟議・予算要求・教員指導など、また事務員なら出張や物品購入などに関わる事務処理があります。

わが国の教育現場は非常に過酷なものと度々報道されていますが、予算制限や問題意識の未共有など、様々な理由で業務改善が進んでいないのも現状です。

この記事では、校務支援システムが業務改善に寄与できるメリットを踏まえ、問題や対策を解説します。

目次

• 校務とは何か？
• 校務支援システムを導入すべき理由
• 校務支援システムのメリットとデメリット
• メリット
• デメリット
• とるべき対策
• 校務支援システム導入はカオピーズに

校務とは何か？

文部科学省は「校務支援システム導入・運用の手引き」において、校務は教員、管理職、事務職員がこなす事務、実務および授業運営に関するタスクと定義しています。

この校務の効率化に役立つのが校務支援システムです。先述の通り、生徒の情報管理、学校運営に関わる情報共有や管理など、校務は多岐にわたります。校務支援システムは、校務の自動化と情報のデジタル管理を可能にします。

このことで、成績表を効率よく作成したり、グループウェアで教職員間の情報を共有したりできます。これはコラボレーションが要求される現在の教育現場では、引継ぎや共有の時間が業務の大きな負担となってしまいます。校務システム導入で業務改善を行うべきなのです。

一方「統合型校務支援システム」というツールもあります。
統合型校務支援システムは、複数の校務データを連携させて一元管理するシステムです。

たとえば、生徒の苗字を変更する場合を考えましょう。
校務支援システムでは、画面ごとにデータを変更する必要があります。一方、統合型校務支援システムでは、1回データを変更すれば、成績管理や保健管理など、ほかにも変更が反映されます。このような違いがあるものの、いずれも業務改善にもたらす貢献に違いはないため、この記事では統合型校務支援システムを別個には扱いません。

校務支援システムを導入すべき理由

校務支援システム導入が急務であることには、教育現場を取り巻く深刻な問題が存在するからです。

まず、教育を取り巻く労働環境の悪化です。教員の業務環境は、かねてから劣悪さが指摘されてきました。そのため、大学生の教職課程離れが進行し、今後さらに深刻になる懸念すらあります。教職員のタスク削減が必要不可欠なことは容易に納得できることでしょう。

２つ目の理由は、教育環境の変化により、より広大な教育ネットワークが構築されていることです。GIGAスクール構想、STEAM教育、グローバル教育など新たな教育が子どもの将来ために行われるべき今世紀では、それに伴う業務量の急増は必至で、現実に起こっています。それを人的資本だけで補うのは、もはや不可能です。

旧来の学校教育では、場合により校務システム導入は割に合わないこともありました。しかし、これからは規模を拡大して教育運営を行わなければならず、意識を改める必要があります。

以上のような理由から、教育を運営する環境で発生するタスクが大きな負担となるため、校務環境にDXを取り入れて自動化を推進することで業務改善を遂行する必要性は大きいです。言い換えれば、校務支援システムの導入は現在すでにスタンダードな選択となっているべきと言えます。

校務支援システムのメリットとデメリット

この章では、校務のDXの要である、校務支援システム導入によりもたらされるメリット、また逆に校務支援システムを導入する際に起こりやすい問題点について見ることにします。メリットを具体的に踏まえるだけでなく、運用時に起こりやすい問題を事前に把握していれば、トラブル予防につながります。

メリット

校務支援システムを導入するメリットは様々なものがありますが、大まかにまとめれば以下のような点が挙げられます。

マイクロタスクや単純作業を減らしミスを軽減する

校務にも些末なタスク（マイクロタスク）があります。
たとえば、従来なら書類の承認には上役の印鑑が必要ですが、その上役が出張等で不在の場合だと、期間中は待たざるを得ず非効率です。また、ある特定のデータに基づく単純作業も、単純作業自体に加え、以前のデータがわからない時は、それを再作成しなくてはならず二度手間になってしまいます。

校務システムを導入すれば、電子署名も可能で、データの保管先にも容易にアクセスできます。マイクロタスクや単純作業の分量が減れば、業務環境改善とコスト削減も可能です。また、自動管理はヒューマンエラー防止にも役立ち、データ入力や引用時のミスを大幅に軽減してくれます。

デジタル化により共有と保管が容易になる

校務システムを導入すると、業務に必要なデータの共有や保管が格段に容易になります。

紙の書類だと書類保管庫に行って定期的に点検と破棄をしなくてはいけませんが、人手では、チェック漏れや誤破棄などのリスクが伴います。校務システムを導入すれば、すべてがデジタルデータとして保管されるので、そのような手間も省け、業務改善に大きく寄与する要素となります。

データ分析が容易になる

校務支援システムはデータベース以上の機能があります。
さまざまなデータが一括して保管されるので、データの統一化（標準化）が可能になり、分析も短い時間で可能になります。変化の激しい時代だからこそ、迅速なアップデートは必須項目となることは教育関係者の間でも一致していると見ています。教育の質を改善・向上させ、時代に適切なものにするためにも、校務支援システムの開発と導入は大きく貢献すると言えるでしょう。

※関連記事：LMSとは？5つの主要機能と導入のメリット、選び方について徹底解説

デメリット

校務支援システムを導入してDXを推進することはメリットが大きいと感じられる一方、安易に取り扱えるものと過大評価すべきでないことも念頭に置かなければいけません。というのも、DX化による見落としがちな落とし穴は存在し、とりわけ、以下の2点には注意が必要です。

開発や運用にコストがかかる

校務システムを導入するにはコストがかかります。それは開発費だけでなく、定期的な保守や整備のための経費も含みます。

導入コストが大きな負担であるとイメージしやすいため、システムで削減される長期的なコストを比較せず「システムは経費負担が大きい」と思い込んでいる方も多いと思われます。また、教員と職員がシステムに馴染む必要があり、使いにくいシステムだと、その研修期間に時間と労力を費やしてしまう、また能率が落ちて逆効果になる恐れもあります。

停電・システム障害・通信障害が発生すると損害が大きい

校務システム導入は、校務処理とデータ管理をシステムに依拠することを意味します。電源が切れる（停電や接続ケーブルの損傷など）、システムバグによるシステム自体の誤作動やダウン、またシステムがインターネットに接続されている場合は通信障害によってシステムが動かなくなれば業務を停止せざるを得ません。校務支援システム導入はシステムに依存することを意味します。安定したシステム作動環境と入念なトラブル対策が重要になります。

とるべき対策

デメリットもあることを踏まえ、システム導入から運用まで、2つのことが重要と考えられます。まず、予算計画を慎重に行うこと、そして先立ってトラブル対策を考えることです。この章では、その2つについて弊社から可能なアドバイスをシェアいたします。

ROIを利用して適切な判断を行い予算計画を練る

システム導入の費用対効果を検討する場合、投資利益率（ROI: Return on investment）を算出することをお勧めします。
投資利益率は、一定の投資から得られる利益の割合を示し、数値が高い場合、その事業投資は有意義なものであると判断できます。この指標を抜きにして事業投資を行うと、リターンが少ない損失リスクがあります。ROIを含めて見積もりを検討し、損益分岐点を検討すれば、校務支援システムの導入は客観的に可否を判断できます。

また、長期的な利益を検討する方が望ましいと言えます。システムは定期的な保守と整備、アップデートを繰り返すことで半永久的に使用できるものです。十分な利益が回収できるタイミングも明確な方が良いでしょう。

バックアップは着実に

文部科学省の報告でも、システム運用面での不安が導入を諦める要因だと指摘されています。その不安には、特にシステムに障害が生じた場合の対応と対策ノウハウ不足も含まれていると推測できます。

システムの復元は業者の担当となりますが、失われたデータの復元は非常に困難な作業となります。したがって、バックアップを着実に行うことが優先されるべきです。システムや通信の問題はゼロにできないものですが、「備え有れば患い無し」という言葉の通り、可能な対策は確実に行いましょう。

また、校務システム導入における開発は、パッケージ開発だけでなく、スクラッチ開発やクラウド開発も検討することをお勧めいたします。パッケージ開発は経費削減には適していますが、教育の傾向・タイプに応じてシステムを作る場合は、後者の方がより柔軟に校務システムを開発できるからです。

※関連記事：教育システム | 重要性と課題、オフショア開発で解決するメリットについて解説

校務支援システム導入はカオピーズに

この記事では教育におけるDXのうち、校務の自動化による業務改善に焦点を当てました。すなわち、校務支援システムの導入が教育現場に必要な理由とメリット、デメリットと対策について説明しました。教育現場の業務改善が急務だと叫ばれるなか、校務システム導入は大いに貢献します。

カオピーズも教育関係の皆様がお持ちの課題を解決するお手伝いができるかもしれません。

カオピーズは、創業以来100社を超える日本企業様向けシステム開発をサポートして参りました。弊社のエンジニアは、大半がハノイ工科大学出身です。ハノイ工科大学はベトナムの最難関大学のひとつで「アジア太平洋トップ技術大学協会」にも認定され、世界にも通じる高度な情報工学技術を教授する大学として高評価を得ています。

弊社は日本支社を東京に設立し、ブリッジSEを配属させています。弊社のブリッジSEは日本語力も高く、日本のお客様ともそつなく丁寧にコミュニケーションが可能です。加えて、弊社はスクラッチ開発やクラウド開発による教育関連システム開発の豊富な実績を有しております。

校務システム開発による教育現場の業務改善は、カオピーズにご相談ください。