企業の成長に伴い、業務を支えるシステムの役割も多様化しています。中でも「情報系システム」と「基幹系システム」は、企業運営に欠かせない二大要素です。情報系システムは、主に社内コミュニケーションやバックオフィス業務の効率化を目的とし、企業活動を間接的に支えます。一方で、基幹系システムは生産や財務など、事業活動の中核となる要素を直接管理するため、企業運営において非常に重要な位置を占めています。

本記事では、情報系システムと基幹系システムの具体的な役割と特徴、さらに導入する際に考慮すべきポイントについて詳しく解説します。システムごとの特性を理解し、企業ニーズに応じた活用方法を見つける手助けになれば幸いです。

目次

• 情報系システムとは
• 基幹系システムとは
• 情報系システムと基幹系システムの違い
• 情報系システムの具体例
• メールシステム
• グループウェア
• スケジュール管理ツール
• 基幹系システムの具体例
• 生産・販売管理システム
• 財務会計システム
• 人事給与システム
• システム導入における選定ポイント

情報系システムとは

情報系システムとは、社内コミュニケーションやバックオフィス業務の効率化を支援するためのシステム群です。主に、社内情報共有やコラボレーションを促進し、業務効率を高めるために利用されます。

具体例には以下のシステムが含まれます：

・メールシステムやグループウェア

・スケジュール管理ツールや社内SNS

・ナレッジマネジメントシステム

・顧客管理 システム（CRM）

これらのシステム は、もし不具合が発生しても業務全体に致命的な影響を及ぼすことは少ないため、柔軟に更新や移行が可能です。日常の業務に便利さをもたらし、企業内部の業務効率向上に貢献します。

基幹系システムとは

一方、基幹系システムは企業の事業活動の中核を担う重要なシステムです。生産、販売、財務、人事など、企業活動を支える基盤的な機能を司り、不具合が生じた場合には業務全体に大きな支障をきたす可能性があります。

具体的な基幹系システムの例：

・生産管理 システムや販売管理システム

・財務会計システムや人事給与システム

・勤怠管理システムや配送管理システム

基幹系システム が停止すると、受発注、在庫管理、給与計算といった重要な業務もストップしてしまうため、セキュリティや安定稼働が非常に重要です。データの保護やリスクヘッジを含め、慎重に管理・運用する必要があります。

情報系システムと基幹系システムの違い

情報系システムと基幹系システムは、役割と業務への影響の点で異なります。

情報系システムは、業務効率を向上させ、社内コミュニケーションを円滑にする役割を担っています。データ分析や報告書作成などを通じて、業務のスピードを高めます。一方、基幹系システムは、企業活動の中心となる生産、財務、人事を支える基盤です。

情報系システムが停止した場合、一時的な不便はあるものの、業務全体への影響は比較的小さいです。しかし、基幹系システムがダウンすると、受発注や在庫管理などの重要な機能が失われ、業務全体が停止するリスクがあります。

情報系システムは、比較的低コストで導入でき、アップデートも容易です。一方、基幹系システムは高いセキュリティと安定性が求められ、導入コストは高額になることが多いです。

情報系システムの具体例

メールシステム

メールシステムは、社内外の関係者との情報共有を円滑に行うための最も基本的なツールです。従来は社内サーバーで運用されるケースが多かったですが、近年ではクラウド型メールサービスやビジネスチャットの導入が進んでいます。クラウド型のメールシステムは、従業員がどこからでもアクセスできるため、リモートワークやモバイルワークの拡大に対応しやすいという利点があります。また、ビジネスチャットとの併用により、リアルタイムでのコミュニケーションやファイル共有が可能になり、業務の効率化や迅速な意思決定をサポートしています。

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グループウェア

グループウェアは、スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、共用施設の予約機能など、多様な機能を持つソフトウェアです。特に、チーム全体の効率向上を目的とし、各メンバーが同じプラットフォームで連携することで、情報の共有や確認がスムーズに行えます。これにより、タスクの進捗状況やスケジュールの把握が容易になり、プロジェクトの進行管理やリソース配分の最適化に役立っています。昨今では、モバイルアプリとしても利用可能なため、外出先でもリアルタイムにアクセスでき、場所を選ばない柔軟な働き方を支援しています。

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スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールは、個人やチーム、さらには企業全体の予定を一元管理するためのツールです。これにより、会議の設定や調整、プロジェクトの締め切り、イベントなど、さまざまなスケジュール情報を共有・管理できます。特に複数の部署が関わる大規模プロジェクトにおいては、全員が一目で予定を確認できるため、連絡の手間や時間の調整が大幅軽減されに、スムーズな協力体制が構築できます。

基幹系システムの具体例

生産・販売管理システム

生産・販売管理システムは、製造業や流通業などにおいて、生産プロセスから販売活動に至るまでの一連の業務を包括的に管理するツールです。このシステムを導入することで、在庫管理や仕入れ業務の効率化が図れるだけでなく、原材料や完成品の流れをリアルタイムで把握できるため、無駄なコストを削減しながら顧客の需要に迅速に対応することが可能になります。また、売上や生産量のデータを分析することで、戦略的な意思決定や生産計画の最適化にも役立っています。

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財務会計システム

財務会計システムは、企業の会計処理や財務業務を効率化するためのツールであり、正確な経営状況の把握を支援します。特に、多様な業務における経費管理や税務申告の処理を一元化できるため、経理部門の負担軽減や手続きの迅速化が実現します。また、データ分析機能が充実しているため、月次や四半期ごとの報告書作成が効率的に行え、経営陣の迅速な意思決定に貢献します。

人事給与システム

人事給与システムは、従業員の管理や給与計算、勤怠の追跡など、人事業務全般を一元化するシステムです。これにより、組織全体の人事情報をリアルタイムで確認でき、個々の従業員の勤怠状況やパフォーマンスの把握が容易になります。また、労務管理の精度が向上するため、法令遵守の面でも役立ち、特に大企業における人事業務の効率化に貢献しています。

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システム導入における選定ポイント

企業のニーズや規模に応じて、情報系と基幹系システムの特長を理解し、目的に合ったシステム選定が重要です。情報系システムであれば、利用者が増加しても業務効率を低下させない操作性が重視され、基幹系システムでは特に、データのセキュリティや安定したパフォーマンスが求められます。

カオピーズ では、10年以上にわたる経験を持ち、150社を超える日本企業のクライアントを支援し、売上の拡大やビジネス課題の解決を図るために、数百のシステム開発してまいりました。日本企業文化への深い理解と、お客様のニーズを的確に捉え、高品質なシステム開発を、オフショア価格で実現いたします。

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