不動産の売買・賃貸などの業務において、物件登録や顧客管理といった業務は非常に大きな負担となります。ビジネスをスムーズに進めるために不動産システムの導入を検討する方も多いですが、それが自社に本当に必要かどうか迷っているケースも少なくありません。不動産システムは、管理業務を合理化し、人件費削減や収益向上に貢献できる可能性があります。

本記事では、不動産システムの導入を検討している方に向けて、システムの機能とメリットを紹介し、最適な導入時期やプロセスについても詳しく解説します。

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目次

• 不動産システムとは？
• 不動産システムの主な機能
• 不動産管理システムを導入するメリット
• 業務効率の向上
• 顧客満足度の向上
• セキュリティの強化
• 契約率と売上の向上
• 顧客の信頼と企業価値の向上
• 不動産システム導入ステップ
• 会社の課題を明確化する
• 会社のニーズに合った機能とサポートを特定する
• 専門開発企業のリサーチ
• 予算の決定
• 不動産システム導入に適したケース
• 伝統的な管理手法に問題が生じた場合
• 急速な人員増減
• 不動産管理システムの選び方
• 結論

不動産システムとは？

不動産システムとは、賃貸や売買の仲介管理、物件管理、契約情報、家賃情報、契約者情報などのビジネス情報を、専用のシステム環境で一元管理するためのシステムです。顧客管理や物件情報、各種書類などの情報を社内で統一・共有することが可能です。

不動産会社は物件情報や契約書類、顧客情報などの管理が必要であり、物件や契約が増えるに従って、扱う情報量も増加します。従来は、多くの企業がExcelなどの表計算ソフトを使ってデータを管理していましたが、入力ミスや複数人で同時にデータ入力ができないといった問題が発生することもあります。

不動産システムを導入することで、これらの管理業務をスムーズに進めることが可能になります。システムの種類により機能は異なりますが、不動産業務で取り扱う情報を一つのシステムで管理できるため、業務効率を向上させ、人件費・労務費を削減することが期待できます。

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不動産システムの主な機能

不動産システムは、主に賃貸・売買の仲介業務や賃貸管理業務に関連する機能を備え、業務効率化を目指します。自社のビジネスに合った機能を持つ不動産システムを選定し、導入することが重要です。以下に不動産システムの主要な機能を紹介します。

賃貸・売買物件管理業務の合理化機能

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不動産仲介業務を効率化する機能

不動産管理システムを導入するメリット

以下では、不動産システムを導入する主なメリットについて説明します。

業務効率の向上

クラウド管理で紙の管理に比べ作業時間を削減し、データ紛失や入力ミスを解消。業務効率の改善により、新規顧客のフォローや既存顧客の追跡、さらには新たな営業活動に専念でき、会社全体の売上向上が期待できます。

顧客満足度の向上

従来は対面での契約や内見が主流でしたが、インターネットやスマートフォンの普及により、顧客はオンラインでの問い合わせ、予約、内見をますます求めるようになっています。不動産管理システムを導入することで、対面とオンラインの両方の方法を選択でき、顧客の負担を軽減できます。

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さらに、クラウド上で顧客ごとの対応履歴や情報を一元管理できるため、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できるようになります。時代のニーズに応えることが、顧客満足度の向上につながります。

セキュリティの強化

不動産業界では高額な取引や多くの個人情報を扱います。そのため、情報漏えいを防ぐために、徹底した管理システムが必要です。紙媒体やUSBメモリなどの従来の保存方法では、誰でも情報を持ち出すことができるため、情報漏えいのリスクが非常に高いです。

不動産管理システムには、情報の移転やコピーを防ぐ機能が備わっており、会社の情報を保護し、セキュリティを強化できます。

成約率と売上の向上

不動産管理システムは、顧客や物件、マーケットに関するデータをすべて管理しているため、蓄積されたデータを分析し、改善点や対策を打ち出すことが可能です。効率的に戦略を立てることで、契約率と売上の向上が期待できます。

また、データ分析や自動マッチング機能で顧客に迅速・正確に物件提案し、契約率と売上の向上が期待できます。

顧客の信頼と企業価値の向上

システムによって、物件情報や顧客情報を集中管理し、人的ミスや書類の紛失を防止できます。書類の紛失などのミスが少なくなれば、顧客は安心して不動産会社に手続きを任せることができ、これによって、高評価を得られるでしょう。これにより、数年後にも再び仲介を依頼される可能性が高まり、最終的に企業価値の向上につながります。

不動産システム導入ステップ

初めてシステムを導入する際、正しい手順を踏まないとシステムの効果が十分に発揮されません。以下のポイントを押さえ、スムーズな導入を目指しましょう。

会社の課題を明確化する

まず、会社が抱える課題を明確にすることから始めましょう。課題を明確にすることで、必要な機能やシステムが見えてきます。その上で、次のステップに進むことができます。実際に業務を担当している従業員へのインタビューを通じて、現場で起きている問題を把握しましょう。

課題が多い場合は、解決しやすいものから優先的に対応しましょう。そうすることで、システムが会社の未解決の問題を効率的に解決し、業務の改善に繋がります。

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会社のニーズに合った機能とサポートを特定する

次に、会社に必要な不動産システムの機能を特定することが重要です。不動産システムには、顧客管理機能や顧客追跡機能など、多様な機能があります。

機能が多いシステムを導入しても、必要のない機能なので、効果的に活用できず、コストが無駄になることがあります。そのため、機能リストを作成する際には、不動産システム開発の経験豊富なコンサルタントやエンジニアと相談することが有益です。

また、システム導入後に発生する疑問や問題に迅速に対応するためのサポート体制が整っているかも確認しておくことが大切です。

専門開発会社のリサーチ

会社の課題が明確になり、必要な機能やサポートを特定したら、専門の不動産システム開発企業をリサーチしましょう。不動産システムを提供する企業は多く、選定は難しいかもしれませんが、各企業の実績、サポート体制、導入コストを検討することが重要です。

レスポンスの速さやコミュニケーションの取りやすさも確認し、複数の開発企業を比較・検討することをお勧めします。

予算の決定

不動産システムの導入には、数十万円から数百万円の費用がかかることがあります。そのため、システム導入に向けた予算を事前に設定することが重要なステップの一つです。オンプレミス型やクラウド型など、システムの種類によって初期費用や運用コストは異なります。

機能やコストだけでなく、会社の将来展望も考慮しながら、最適なシステムを選ぶことが推奨されます。

結論

不動産システムを導入することで、業務の効率向上やセキュリティ強化を目指し、全ての業務をシステムで管理することが可能です。会社の課題を解決する機能を持ったシステムを選び、適切な開発会社と協力することが重要です。

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