ビジネスで成功するために、販売管理は効率的かつ生産的でなければなりません。クラウド技術の急速な発展に伴い、「販売管理クラウド」は画期的なソリューションとして浮上 し、大小様々なビジネスに大きな利益をもたらしています。

この記事では、「販売管理クラウド」の概念、従来の販売管理システムに比べて優れたメリットを分析し、このソリューションがどのようにして現代のビジネス風景を再構築しているかについての概要を提供します。

目次

• 販売管理クラウドとは
• 販売管理システムとは
• 販売管理クラウドとは
• 販売管理クラウドにおけるの機能
• 販売管理機能
• 在庫管理機能
• 購買管理機能
• 販売管理クラウド導入のメリット
• 業務効率の向上
• 販売管理クラウド導入のメリット
• 短期間での導入が可能
• どこからでも利用可能
• 簡単な設定と運用
• BCP対策・災害対策
• 販売管理クラウド導入の課題・デメリットと解決策
• ネットワーク障害での利用不可
• カスタマイズの自由度が低い
• データセキュリティの問題
• オンプレミス販売管システムとクラウド型販売管システムの比較
• クラウド型販売管理システムの特徴
• オンプレミス型販売管理システムの特徴
• 結論

販売管理クラウドとは

まず、販売管理システムについて説明します。

販売管理システムとは

販売管理システムは、販売プロセスのあらゆる側面をサポートし最適化するために設計されたソフトウェアシステムです。

それぞれの領域で「お金」と「モノ」のやり取りや移動が発生しますが、これらの情報を別々に管理していると、管理に手間がかかるだけでなく、流れの全体像が把握しづらくなってしまいます。

そこで登場するのが販売管理システムで、上記３つの領域の情報を一元的に収集し、「販売管理機能」、「在庫管理機能」、「購買管理機能」の3つの主な機能を含めます。情報管理の負担が減り、仕入から販売までの「お金」と「モノ」の流れを可視化することによって収支の状況もわかりやすくなります。また、商品別や得意先別の売上なども把握しやすくなり、経営戦略を立てるのにも役立つでしょう。

販売管理システムの3つの主な機能は以下のようになります：

・購買管理　（商品を仕入れる）

・在庫管理　（仕入れた商品を管理する）

・販売管理　（顧客に売る）

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販売管理クラウドとは

クラウド販売管理システムとは、クラウド型の販売管理システム、つまりインターネットを通じてサービスが提供される販売管理システムのタイプです。

クラウドコンピューティング技術を基盤としており、企業が販売サイクル全体をリモートで、いつでもどこでも管理できるようにします。

販売管理クラウドの主な機能には、顧客関係管理（CRM）、注文管理、在庫管理、レポートと分析、マルチチャネル統合などが含まれます。

販売管理クラウドにおける3つの機能

販売管理クラウドにおける3つの機能があります。

販売管理機能

販売管理業務は通常、以下のフローで進行します：

見積 → 受注 → 売上処理 → 請求・回収

販売管理機能は、これらの業務プロセスを自動化・効率化します。主な機能には以下が含まれます：

・見積書・受注伝票の作成

・与信確認

・出荷指示

・請求書・納品書の発行

・納期管理

・顧客情報の一元管理

多くのシステムは高度なデータ分析・検索機能を備えており、顧客別・商品別など様々な軸での売上集計が可能です。これにより、顧客ごとの傾向やトレンドの把握が容易になります。

※関連記事：販売管理システム開発｜メリットや機能、コストについて解説

在庫管理機能

在庫管理機能は、仕入・販売に伴う在庫情報を正確に管理し、適正在庫を維持するための機能です。主な特徴は以下の通りです：

・販売管理機能との連携による自動在庫引当

・モバイル端末との連携による入出荷記録・検品作業

多くのシステムが複数倉庫の管理に対応しており、各商品の所在地や数量を正確に管理できます。これにより：

・常に適切な在庫水準を維持

・欠品による機会損失のリスク低減

・過剰在庫によるキャッシュフロー悪化や倉庫圧迫の防止

購買管理機能

購買管理機能は、商品の仕入に関する業務を遂行する機能です。主な機能には以下が含まれます：

・発注書の作成

・支払管理

・債務残高の管理

・仕入先・仕入価格の管理

支払予定日別に仕入先や案件を管理することで、支払遅延を回避できます。

さらに、以下のような高度な連携も可能です：

・在庫管理機能との連携による在庫数に応じた自動発注

・販売管理機能との連携による案件ごとの仕入額・売上額からの収支管理

これらの機能を統合することで、ビジネスプロセス全体の最適化と効率化を実現し、戦略的な意思決定をサポートします。

※関連記事：購買管理システム｜DX戦略で次世代に残る企業に

販売管理クラウド導入のメリット

クラウドベースの販売管理システムを導入することにより、企業には以下のような利点がもたらされます。

・業務効率の向上

・導入・運用コストの削減

・短期間での導入が可能

・どこからでも利用可能

・簡単な設定と運用

・BCP対策・災害対策

これらのメリットについて、詳しく説明します。

業務効率の向上

クラウドベースの販売管理システムを導入することで、業務効率が飛躍的に向上します。たとえば、見積情報や納品データから自動で請求書を作成することで、同様のデータを繰り返し入力する時間を大幅に削減できます。

さらに、受注と発注を連携させることで、プロジェクトごとの収入、支出、売上の予測を迅速に確認でき、こうり効率的にさまざまなドキュメントの管理が容易になります。時間がかかって自動化が可能する業務から解放されることで、より付加価値の高い仕事にリソースを投入できるようになります。

多くのクラウド販売管理システムは、会計システムなど他のシステムと連携できるため、会社全体の生産性をさらに向上させることが期待できます。

※関連記事：購買管理システム｜DX戦略で次世代に残る企業に

導入・運用コストの削減

クラウドベースの販売管理システムは、導入コストと運用コストが低いというメリットもあります。従来のオンプレミスの販売管理システムでは、サーバーの購入や社内での保守運用が必要なため、導入コストが高く、運用コストもかさみがちです。

一方、クラウドベースのシステムでは、サーバーの購入が不要で、保守や運用はサービスプロバイダーが担当するため、導入コストと運用コストを削減することができます。

短期間での導入が可能

従来のオンプレミスシステムは、システム構築に時間がかかるため、導入も長い期間が必要です。しかし、クラウドベースの販売管理システムは、既存のクラウド環境を活用するため、新たなシステム構築が不要で、短期間で導入できます。これにより、担当者の負担も軽減されます。

どこからでも利用可能

クラウドベースの販売管理システムの大きな利点は、どこからでも利用できることです。プロジェクトごとの収支状況や納品状況、在庫状況などを、担当者に連絡することなく、どこからでも確認できます。たとえば、在庫確認が従来は現場でしかできなかった場合でも、クラウドシステムならインターネット接続があればどこからでも確認できます。

このように、クラウド販売管理システムは場所に関係なく利用でき、迅速な経営判断や柔軟な働き方を実現します。

簡単な設定と運用

ほとんどのクラウド販売管理システムは、月額または年額のサブスクリプション形式で提供されています。オンプレミスのような一括購入ではなく、初期費用を抑えることができます。

また、クラウドベースのシステムは、サービスプロバイダーが機能の更新や追加を行うため、運用の負担が少ないというメリットもあります。オンプレミスシステムでは、法改正に伴うシステム設定変更が必要な場合、コストが発生することがありますが、クラウドサービスではその心配がなく、保守や運用のリソースを確保できなくても安心して利用できます。

BCP対策・災害対策

クラウドベースの販売管理システムは、近年注目されているBCP（事業継続計画）の観点からも非常に有効です。BCPは、テロ攻撃、地震、感染症などの緊急事態においても、事業を継続させるための計画を指します。

クラウドベースの販売管理システムでは、データがクラウドに保存されるため、災害で自社サーバーが損傷しても、重要なデータを失うことはありません。さらに、災害時に交通インフラが寸断され、通勤が困難な場合でも、クラウドシステムはどこからでも利用できるため、自宅での業務も可能です。

このように、クラウドベースの販売管理システムは、事業の継続性を向上させ、BCP対策としても大いに役立ちます。

そのメリットと理由は以下のテーブルにまとめされます。

※関連記事：賃貸管理システム｜メリット、機能、およびクラウド開発の利点

販売管理クラウド導入の課題・デメリットと解決策

多くのメリットをもたらしますが、クラウドベースの販売管理システムには、次のような制約があることに留意する必要があります。

ネットワーク障害での利用不可

クラウドベースのサービスはインターネットを介して提供されるため、災害などで通信が途絶えた場合、これらのサービスを利用できなくなる可能性があります。

カスタマイズの自由度が低い

クラウドベースのシステムでは、顧客のニーズに合わせたカスタマイズが不可能や、カスタマイズ可能が制限されたなど、オンプレミスシステムと比べるとカスタマイズの柔軟性が低い傾向があります。

カスタマイズの自由度が限られることが多いですが、市場には多様なビジネスモデルに対応できるクラウドベースの販売管理システムが存在しています。

データセキュリティの問題

構築・運用が自社で行われるシステムではなく、クラウド販売管理システムのデータセキュリティは最も大きな懸念の1つになります。

安心して利用するために、信頼できるセキュリティ認証・コンプライアンス認証を持つプロバイダーを選択し、コンプライアンスを確保するためのセキュリティ体制と手順を確立し、データ保護対策を定期的に監査・更新することも重要です。

※関連記事：クラウドを利用した勤怠管理？メリットや導入時の選び方を解説

オンプレミス販売管システムとクラウド型販売管システムの比較

販売管理クラウドの価値をより深く理解するために、従来のオンプレミス販売管理システムと比較してみましょう。

クラウド型販売管理システムの特徴

クラウド型とは、インターネットを介してサービスが提供される形態です。主なメリットは以下の通りです：

・導入コストが低い：自社でサーバーなどのシステム構築が不要なため。

・保守・運用の外部委託：サービス提供者に任せることができる。

一方、提供される機能をそのまま使用するため、後述するオンプレミス型と比べてカスタマイズの自由度が低いという欠点があります。ただし、最近では設定やオプションによって様々なカスタマイズが可能な製品が増えています。

クラウドベースのサービスはインターネットを介して提供されるため、災害などで通信が途絶えた場合、これらのサービスを利用できなくなる可能性があります。

オンプレミス型販売管理システムの特徴

オンプレミス（on-premises）は英語で「敷地内」を意味します。簡単に言えば、「自社運用」のことで、自社内にサーバーなどを設置して運用することを指します。

オンプレミス型のメリット：

・高いカスタマイズ性：自社の業務プロセスやニーズに合わせて調整可能。

・セキュリティの高さ：データは自社内だけでアクセス・管理できるため。

オンプレミス型のデメリット：

・高い導入コスト：サーバーなどの購入が必要。

・自社での保守・運用：内部での管理が必要なため、時間とコストがかかる。

システム選択の際は、これらの特徴を考慮し、自社のニーズに最適な方式を選ぶことが重要です。

クラウドベースの販売管理システムを選択する際に考慮すべきポイント

クラウドベースの販売管理システムを選定する際には、次の5つのポイントを確認することが重要です。

1. 必要な機能を満たしているか？

クラウドベースの販売管理システムには、柔軟性の高いものから特定の業種に特化したものまで様々な種類があります。導入前に自社の現状を分析し、課題を整理した上で、利用目的や必要な機能を明確にしましょう。

2. コストパフォーマンスは良いか？

クラウドベースの販売管理システムの導入および運用コストは、提供元や製品、プランによって大きく異なります。それを導入することで削減できる人件費や得られるメリットを明確にし、長期的に見てそのコストが価値に見合うかどうかを判断しましょう。

3. 他のシステムとのデータ連携が可能か？

クラウドベースの販売管理システムの多くは、会計システムなど他のシステムとの連携が可能です。また、自社の既存システムと連携できるか、どのような連携手段があるか（CSV、WEB-APIなど）も確認しましょう。

4. サポート体制が整っているか？

問題が発生した際に迅速に対応できるサポート体制が整っているかも非常に重要です。販売管理システムは企業の基幹業務に直結する重要なシステムであるため、トラブル発生時に適切なサポートを提供できる企業を選ぶべきです。

5. セキュリティが高いか？

安心して利用できるよう、セキュリティ体制を十分に確認することも忘れないでください。ユーザーごとのアクセス権限の設定やデータバックアップシステムが適切に機能しているかどうかも考慮することが重要です。

※関連記事：販売管理システムとは？メリットや成功事例、システム導入時の注意点について解説

結論

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